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Homeoffice für KMU mit Microsoft Teams

Nachdem der Bundesrat am 16. März 2020 die «ausserordentliche Situation» für die ganze Schweiz erklärt hat, sind viele KMUs gezwungen, wo möglich ihre Arbeiten ins Homeoffice zu verlagern. Wie aber bleiben Ihre Mitarbeiter untereinander verbunden und arbeiten produktiv zusammen, wenn sie alleine von ihrem Zuhause aus arbeiten?

Nachdem wir in einem anderen Beitrag bereits die Vorzüge von Remote-Desktop-Lösungen vorgezeigt haben, stellen wir nun Microsoft Teams vor. Microsoft Teams, das Kollaborationstool für Chat, Videoanrufe, Besprechungen, Teilen von Dateien und vieles mehr, hilft Ihnen nicht nur im Büro, sondern gerade auch im Homeoffice eine effektive Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen.

Flexibilität für ihr Unternehmen

Als Internet basierter Cloud-Service können Sie in kürzester Zeit eine Microsoft Teams Umgebung für Ihr Unternehmen bereitstellen. Unabhängig von Ort und Infrastruktur stellen Sie so die weitere Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter in dieser speziellen Situation sicher.

In diesem Zusammenhang möchten wir Ihnen als Microsoft Partner helfen, die Kontinuität Ihres Unternehmens und Ihres Business zu gewährleisten, indem wir Ihnen in Zusammenarbeit mit Microsoft eine Test-Lizenz von Teams während 6 Monaten kostenlos zur Verfügung stellen. 

Microsoft Teams – Unterschied Lizenzen

Vollversion mit Test-Lizenz

Dauer: 6 Monate kostenlos ab Aktivierung

Max. Benutzerzahl: 1000 + Gastzugriff 

Aktivierung: Microsoft Partner (InfoSoft Systems AG)

Inhalt:

  • Unbegrenzte Chat-Nachrichten und integrierte Suche
  • 1:1 und Gruppen-Online-Audio-und-Videoanrufe, Bildschirmübertragung
  • Onlinespeicher für Ihre Dokumente
  • Integration in Apps und Dienste, einschliesslich der Online Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote
  • Besprechungsplanung
  • Aufzeichnung
  • Online- und Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern, und Online-Events mit bis zu 10.000 Personen
  • Zusätzliche Tools von Office 365: Exchange Foundation, Flow, Forms, Microsoft Planner, Microsoft Whiteboard, PowerApps for Office 365, SharePoint Online Kiosk, Stream, Sway, Yammer Enterprise

Alle Angaben erfolgen ohne Gewähr. Massgebend sind die Bestimmungen von Anbieter Microsoft.

Kostenlose Basisversion

Dauer: zeitlich unbegrenzt 

Max. Benutzerzahl: 300 + Gastzugriff 

Aktivierung: Endbenutzer (Direkt über die Microsoft Website)

Inhalt

  • Unbegrenzte Chat-Nachrichten und integrierte Suche
  • 1:1 und Gruppen-Online-Audio-und-Videoanrufe, Bildschirmübertragung
  • Onlinespeicher für Ihre Dokumente
  • Integration in Apps und Dienste, einschliesslich der Online Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote

Alle Angaben erfolgen ohne Gewähr. Massgebend sind die Bestimmungen von Anbieter Microsoft.

Sind Sie interessiert?

Kontaktieren Sie uns, für eine unverbindliche Beratung oder eine Microsoft Teams Testversion. InfoSoft Systems ist Ihr Partner für IT-Lösungen.

Video: Entdecken Sie das volle Potenzial ihres Teams

Links:

Quelle: https://news.microsoft.com/de-ch/2020/03/17/covid-19-kmu-leitfaden/
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Mit Homeoffice im Krisenfall arbeiten

Die aktuelle Bedrohung durch das Coronavirus (COVID-19) zeigt, dass auch über längere Zeit die Arbeitsverhältnisse massiv eingeschränkt werden können. Arbeitnehmende kennen bereits extreme Wetterereignissen, welche den Arbeitsweg kurzfristig blockieren können. Ein mehrwöchiges Fernbleiben von vielen Mitarbeitenden kann für Unternehmen zu existenziellen Problemen führen. Dieser Beitrag zeigt auf, wie einfach Homeoffice technisch umsetzbar ist.

Mit Remote Desktop Zugriff auf Unternehmensdaten und Applikationen

Homeoffice wird in einigen Unternehmen bereits praktiziert. Moderne Lösungen bieten ein identisches Benutzererlebnis, wie am Arbeitsplatz im Unternehmen. Microsoft erlaubt den Zugriff über das sogenannte «Remote Desktop» (RDP)-Protokoll. Damit können Sie einen PC mit einer gesicherten Verbindung (VPN) von einem anderen Computer aus steuern. Windows-PCs haben den RDP-Client bereits integriert. Auch auf anderen Systemen, wie z.B. macOS können Sie Remote Desktop verwenden, dafür ist jedoch zusätzliche Software nötig (Z.B. Microsoft Remote Desktop 10). Der Computer, der ferngesteuert werden soll, wird als Host-PC bezeichnet. Der PC/das Mobilgerät, von dem aus ferngesteuert wird, ist der Client. 

So nutzen Sie Remote Desktop unter Windows 10

Um einen PC über das Remote-Desktop-Protokoll zu steuern, wird die Pro– oder Enterprise-Version von Windows 10 vorausgesetzt. Computer mit dem Betriebssystem Windows 10 Home können entsprechend konfigurierte PCs fernsteuern, erlauben allerdings selbst keinen Remote-Zugriff. Für diesen Einsatzbereich bräuchte es zusätzliche Software. Ausserdem ist sicherzustellen, dass Remotedesktopverbindungen durch die Firewall erlaubt sind. Eine gesicherte VPN-Verbindung (SSL/TLS) ist Pflicht.

Mit wenigen Schritten eine Remote Desktop Verbindung aufbauen

  1. Remote-Desktop-Client auf Client-PC öffnen (Windows Startmenü öffnen und «Remotedesktopverbindung» suchen.)
  2. Computername oder IP-Adresse von Host-PC eingeben und bestätigen mit «Verbinden».
  3. Identität des verbundenen PCs bestätigen und mit Benutzername und Passwort anmelden.

Der Desktop vom Host-PC wird nun auf dem Bildschirm angezeigt. Die Bedienung erfolgt genau gleich, als ob man direkt am Host-PC sitzen würde. Um die Remote-Verbindung zu beenden, schliessen Sie die Remote-Client-Software. Während der Sitzung wird der PC lokal für andere Benutzer gesperrt, sodass die Remote-Sitzung nicht von anderen beobachtet werden kann.

Energiesparen dank «Wake on LAN»

Für den Zugriff auf den Unternehmenscomputer muss dieser eingeschaltet sein. Um Energie zu sparen hilft die Funktion Wake on LAN (WoL). Dies ist ein Netzwerkstandard, mit dem ein Computer aus der Ferne eingeschaltet werden kann. Für die Nutzung muss die Funktion im BIOS des Rechners aktiviert werden. Des Weiteren müssen Änderungen in den Windows-Einstellungen vorgenommen werden. In macOS ist WoL standardmässig aktiviert.

Wir unterstützen Sie!

Wichtig: Damit die Zugriffe sauber funktionieren und gleichzeitig abgesichert sind, empfehlen wir die Konfiguration durch einen Fachmann. Ansonsten steigt das Risiko für Fremdzugriffe und Datenlecks. Wir helfen Ihnen gerne! InfoSoft Systems ist ihr Partner für IT-Lösungen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

Quelle:

 

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Wi-Fi 6 der neue WLAN-Standard

Mit dem neuen Standard Wi-Fi 6 hat das Warten ein Ende. Reibungslose, konsistente und schnellere Verbindungen werden möglich. Damit sollen noch mehr Geräte gleichzeitig kabellos Daten austauschen. Dazu wird der Energieverbrauch der Endgeräte reduziert.

Was ist Wi-Fi 6?

Derzeit ist «WLAN 802.11ac» – also Wi-Fi 5 – der verbreitete Standard in Routern und Geräten. Wi-Fi 6 ist die Bezeichnung für den neuen WLAN-Standard «WLAN 802.11ax», der im Oktober 2018 von der Wi-Fi Alliance angekündigt wurde. Der neue Standard ist der Nachfolger von «WLAN 802.11ac», das seinerseits im Jahr 2013 eingeführt wurde. Wie die vorgängigen Weiterentwicklungen wird auch Wi-Fi 6 rückwärtskompatibel sein.

Neue WLAN-Standard-Bezeichnungen

Die WLAN-Bezeichnungen werden zukünftig vereinfacht. Frühere WLAN-Standards wurden mit dem Präfix WLAN 802.11, gefolgt von einer Buchstabenfolge wie «n» oder «ac» bezeichnet. Diese Bezeichnung wurde nun abgelöst: 

  • Wi-Fi 6   (Alte Bezeichnung: WLAN 802.11ax)
  • Wi-Fi 5   (Alte Bezeichnung: WLAN 802.11ac)
  • Wi-Fi 4   (Alte Bezeichnung: WLAN 802.11n)

Das bedeutet: Je höher die Zahl hinter «Wi-Fi» ist, desto moderner und schneller ist der WLAN-Standard.

Wie schnell ist Wi-Fi 6?

Wi-Fi 6 erlaubt eine maximale Bandbreite von 10 bis 11 Gbit/s! Geräte mit Wi-Fi Standard 6, können Daten also rund 8 Mal schneller übertragen als mit Wi-Fi 5. Dies sind theoretische Werte, welche unter Laborbedingungen erreicht werden. Die Praxiswerte von Wi-Fi 6, dürften etwas geringer ausfallen. 

W-LAN Standardmax. DatenrateFrequenzband
Wi-Fi 610 bis 11 Gbit/s2,4 GHz, 5 GHz
Wi-Fi 51,3 Gbit/s5 GHz
Wi-Fi 4150 - 600 Mbit/s2,4 GHz, 5 GHz

Wer profitiert am meisten von Wi-Fi 6?

KMU

In grösseren Büros, Lagern oder Montageeinrichtungen und Produktionsstätten sorgt Wi-Fi 6 für schnellere Reaktionszeiten, glättet die Leistungsabweichungen, die Anwender manchmal mit älteren Technologien erleben, und erleichtert die Implementierung von IoT-Geräten.

Bildungswesen

In Schulen und Hochschulen ist das WLAN oft überlastet, da Hunderte von Schülern, Studenten und Mitarbeitern gleichzeitig reichhaltige, multimediale Inhalte nutzen und hochladen. Wi-Fi 6 ermöglicht es ihnen, jederzeit schnellere und konsistentere Verbindungen herzustellen.

Gastgewerbe, Freizeit Verkehr

Überall dort, wo täglich eine höhere Anzahl von Menschen mit dem WLAN verbunden wird, wie z.B. in Hotels, Bars, Cafés, Geschäften, Konferenzzentren oder Bahnhöfen, werden durch Wi-Fi 6 erhebliche Effizienz- und Leistungssteigerungen erzielt.

Vorteile von Wi-Fi 6 im Vergleich zu Wi-Fi 5:

  • Es werden die Frequenzbänder von 5 Ghz und 2,4 GHz genutzt.
  • Wi-Fi 6 unterstützt die neue Technologie OFDMA (Orthogonal Frequency Division Multiple Access). Dadurch werden Verzögerungen verhindert und es besteht eine stabilere WLAN-Verbindung, wenn mehrere Endgeräte gleichzeitig auf das Netzwerk zugreifen.
  • Verbesserung von MU-MIMO (Multiple User – Multiple Input Multiple Output): Bei der Nutzung mehrere Antennen überträgt der Router neuerdings gleichzeitig an mehrere Endgeräte und empfängt Daten ebenso. Unter Wi-Fi 5 hatte der Router überwiegend nur an ein Endgerät gleichzeitig übertragen.
  • Wi-Fi 6 verbraucht bei den Endgeräten Energieleistung verbrauchen.

Vergleich Datenübertragung von Wi-Fi 5 (oben) mit Wi-Fi 6 (unten):

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Wann kommt Wi-Fi 6 und welche Geräte unterstützen den neuen Standard?

Die ersten Geräte mit Wi-Fi 6 wurden bereits mit dem Siegel «Wi-Fi Certified 6» zertifiziert. Mit zu den ersten Wi-Fi-6-fähigen Geräten gehören das Samsung Galaxy Note 10 (Plus) und die Fritzboxen 5530, 5550 und 6660 Cable. Die Unterstützung von Wi-Fi 6 allein durch das Endgerät reicht jedoch noch nicht aus, um von schnelleren Verbindungen zu profitiert. Dies bedingt, dass beispielsweise auch der Router den Standard Wi-Fi 6 unterstützt. Die Wi-Fi Alliance vertritt sämtliche Unternehmen, die WLAN-Produkte herstellen. Somit gehen Branchenexperten davon aus, dass sich Wi-Fi 6 bereits gegen Ende 2019 als neuer Standard etablieren wird. 

Partnerschaft mit Zyxel

Wir sind zertifizierter Partner von Zyxel. Der erste Wi-Fi-6-Access-Point von Zyxel ist demnächst erhältlich. Neben dem Wi-Fi-6-Standard bietet der WAX650S-AP eine intelligenten Antenne, 5-Gbit-Ethernet-Unterstützung und Multi-Gig-Geschwindigkeit. Das dazugehörige Scanning-Radio ermöglicht die permanente Überwachung von Netzwerkproblemen, ohne die WLAN-Qualität zu beeinträchtigen.

Möchten Sie ihr WLAN erneuern?

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Link: INFOSOFT Webshop: Produkte mit Wi-Fi 6

Quelle: www.zyxel.ch, www.giga.de

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HP Elite Dragonfly

Das neue HP Elite Dragonfly ist das weltweit leichteste kompakte Business Convertible[1] mit einer beeindruckenden Leistung.

Ultraleicht und beeindruckend

Mit einem Startgewicht unter 1 kg[1] bietet das HP Elite Dragonfly eine unvergleichliche Mobilität in einem exquisit gefertigten x360-Laptop mit Touchscreen. Es zeichnet sich durch eine langlebige, irisierende, libellenblaue Oberfläche, brillante Akzente, ein beeindruckendes Verhältnis von Bildschirm zu Körper und eine leise Tastatur mit Hintergrundbeleuchtung aus.

Ortsunabhängig arbeiten

Dank optionalem 4G LTE3 der Gigabit-Klasse[2] können Sie mit dem unglaublich leichten, kompakten und flexiblen HP Elite Dragonfly von fast überall aus eine Verbindung herstellen. Sie können in jeder Umgebung mit gestochen scharfem, klarem Audio von Bang & Olufsen und einem ultrahellen Display arbeiten.

Sorgenfrei arbeiten

Die Sicherheitsfunktionen von HP arbeiten zusammen, um einen immer verfügbaren, stets agierenden und widerstandsfähigen Schutz zu schaffen. Vom BIOS bis zum Browser, über und unter dem Betriebssystem schützen diese sich ständig weiterentwickelnden Lösungen Ihren PC vor Bedrohungen.

Schützen Sie sich sofort vor neugierigen Blicken, indem Sie Ihren Bildschirm mit dem optionalen HP Sure View Gen3[3] von der Seite verdunkeln und unlesbar machen. Die integrierte HP Privacy Camera[4] blockiert die Linse Ihrer Kamera und schafft dadurch Sorgenfreiheit.

Herkömmliche Antivirenprogramme können neue Angriffe nicht immer erkennen. HP Sure Sense[5] nutzt die Leistungsfähigkeit von Deep Learning KI, um nie zuvor gesehene Angriffe zu identifizieren und zu isolieren, sodass Infektionen verhindert werden können, bevor sie auftreten.

Video: Lighter than air | HP Elite Dragonfly

Das HP Elite Dragonfly ist ab sofort ab CHF 1’819.- bei uns erhältlich[6] (> Link zum Webshop).

Weitere Informationen finden Sie im HP Elite Dragonfly Datenblatt (PDF).

Haben Sie Fragen?

Wir beraten Sie gerne. Kontaktieren Sie uns.

Quelle: HP Partner First News

Hinweise
[1] Startgewicht unter 1 kg ist nur in bestimmten Konfigurationen möglich.
[2] Das 4G LTE-Modul der Gigabit-Klasse ist optional und muss werkseitig konfiguriert werden. Modul ausgelegt für bis zu 1 Gbps Download-Geschwindigkeiten, da Carrier 5 Carrier-Aggregation und 100Mhz Kanalbandbreite bereitstellen, erfordert Aktivierungs- und separat erworbenen Servicevertrag. Abwärtskompatibel zu HSPA 3G-Technologien. Prüfen mit dem Dienstanbieter für Abdeckung und Verfügbarkeit in Ihrer Nähe. Die Verbindungs-, Upload- und Download-Geschwindigkeiten werden wie folgt angepasst variieren aufgrund von Netzwerk, Standort, Umgebung, Netzwerkbedingungen und anderen Faktoren. 4G LTE nicht auf allen Modellen verfügbar Produkte, in allen Regionen.
[3] HP Sure View Gen3 integrierter Sichtschutz ist eine optionale Funktion, die beim Kauf konfiguriert werden muss und ist entwickelt, um in der Landschaftsorientierung zu funktionieren.
[4] HP Privatkamera nur verfügbare PCs mit HD- oder IR-Kamera und müssen werkseitig installiert werden.
[5] HP Sure Sense benötigt Windows 10. Siehe Produktspezifikationen für die Verfügbarkeit.
[6] Preisänderungen und Liefertermine vorbehalten.

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Jodlerfest Horw plant mit INFOSOFT

Das Jodlerfest Horw wird ihre Helferrekrutierung und Einsatzplanung mit INFOSOFT durchführen. Das freut uns sehr!

Im Rahmen unserer Sponsoringleistung stellen wir dem Organisationskomitee unsere Personaleinsatzplanungslösung INFOSOFT zur Verfügung. Zusätzlich wird der Online Anmeldeprozess für die Helferinnen und Helfer entwickelt und bereitgestellt. Dabei kommt eine online Anmeldeseite zum Zug, wo sich Einzel- und Gruppenhelfer anmelden können. Alle notwendigen Angaben werden dort erfasst und in einer Datenbank gesammelt. Nach der Anmeldung erhalten die Helfer umgehend eine Bestätigung mit ihren Angaben. Innert kürzester Zeit sind die Webanmeldungen automatisch in die Standardlösung INFOSOFT importiert. Die Präferenzen für die Arbeitseinsätze während dem Jodlerfest sind hinterlegt und bilden die Basis für die spätere Einteilung. Manuelle Erfassungen und Mutationen werden so auf ein absolutes Minimum reduziert.

Starke Entlastung des OK

Die Administration kann mit INFOSOFT die Personalplanung wesentlich schneller angehen und wird enorm entlastet! Zusätzlich werden mit INFOSOFT  allen Helferinnnen und Helfern stets aktuelle Informationen zur Verfügung gestellt. Ein transparenter und schneller Informationsfluss ist gewährleistet.

Der Umfang dieser Veranstaltung stellt das Organisationskomitee vor massive Herausforderungen. Wir freuen uns deshalb sehr, für das Jodlerfest Horw den zentralen Baustein für die Personalrekrutierung, Einsatzplanung und Zusammenarbeit bereitzustellen und sie tatkräftig für ein gelungenes Fest zu unterstützen.

Das Jodlerfest Horw

Vom 28. bis 30. Juni 2019 wird Horw zur Heimat des Schweizer Brauchtums. Von Alphornbläsern bis Fahnenschwingern. Von gestandenen Jodlern bis zu motivierten Nachwuchsgruppen. Tausende aktive Jodlerinnen und Jodler werden in der Gemeinde am Fusse des Pilatus für eine tolle Atmosphäre sorgen. 

Zahlen und Fakten

Aktive, Vorträge, Besucher

  • 2’500 Aktive (JodlerInnen, AlphornbläserInnen & FahnenschwingerInnen)
  • 200 Aktive aus Nachwuchschören
  • 50’000 FestbesucherInnen
  • 600 Vorträge (JO, AB, FS, Nachwuchs)

OK, Helferinnen & Helfer

  • 50-köpfiges Organisationskomitee
  • 2’000 Helferinnen und Helfer
  • Arbeitsaufwand total: 20’000 Stunden

Infrastruktur

  • Vortragslokale für Jodelgesang, Alphorn und Fahnenschwingen
  • 40 Festwirtschaften
  • Zahlreiche Verkaufsstände und diverse Marktstände
  • 30’000 UmzugsbesucherInnen
  • 4’000 Parkplätze sowie ideale Erreichbarkeit mit Bus und Bahn

Unterstützung für effizientes Arbeiten

Ebenfalls werden viele der 50 OK-Mitglieder mit IT-Infrastruktur aus dem Hause InfoSoft Systems unterstützt. Eingesetzt werden hier insbesondere Office 365 und Exchange Online. Damit haben die OK-Mitglieder jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf aktuelle Informationen, Daten und Applikationen.

Wir danken dem Jodlerfest Horw für das entgegengebrachte Vertrauen in uns und unsere Lösung und freuen uns ausserordentlich auf das kommende Fest!

Links

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VöV Generalversammlung 2017

Die InfoSoft Systems GmbH ist befreundetes Mitglied vom Verband öffentlicher Verkehr (VöV UTP). An der ordentlichen Generalversammlung vom 7. September 2017 wird das Unternehmen im Forum Fribourg als Aussteller mit einem Stand vertreten sein.

Lösungen für alle Interessierten aus dem öffentlichen Verkehr

Wir freuen uns darauf, unsere aktuelle Kundenschaft und neue Interessenten zu treffen.  Standbesucher können in die neuste Version unserer Software INFOSOFT eintauchen.  Die autonome Anmeldekontrolle wird als Tabletlösung präsentiert. Die neue, völlig responsive Website zeigen wir ebenfalls live vor Ort, wie auch die Zeiterfassung mit Kaba-Terminals. Des Weiteren können Sie den INFOSOFT Fahrzeugpark testen, mit dem Sie den gesamten Fuhrpark verwalten können inklusive automatischer Treibstoffabrechnung für die Oberzolldirektion und noch mehr.

INFOSOFT ist eine umfassenden Standardlösung mit der Sie das Zeit- und Arbeitsmanagement Ihres Personals effizient und einfach verwalten. Sie bestimmen welche Programmteile Sie nutzen möchten und wie viele Lizenzen Ihr Unternehmen benötigt. INFOSOFT wird von Auftraggebern mit einer breiten Spannweite an Bedürfnisse eingesetzt – zur vollsten Zufriedenheit!

Weitere Informationen

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Clutter priorisiert ihre E-Mails

Haben Sie den Überblick über die E-Mails in ihrem Posteingang?

Manchmal hat man das Gefühl der Posteingang sei überflutet mit Spam und unwichtigen E-Mails. Clutter ist eine Erweiterung für Outlook, die sich darauf spezialisiert, dass sich der User auf das Wesentliche konzentrieren kann und keine kostbare Zeit verliert. Das neue Feature für Office 365 will den E-Mailverkehr durch eine intelligente Sortierung erleichtern. Der Aufräumdienst nutzt dazu den selbstlernenden Algorithmus Office Graph.

Inhalte nach Wichtigkeit gruppiert

Bei Gmail werden Inbox wird eine ähnliche Funktion eingesetzt, die Nachrichten gruppiert oder Inhalte hervorgehebt. Microsoft Clutter (auf Deutsch «Durcheinander, Gerümpel») setzt den Fokus darauf, das Unwesentliche in den Hintergrund zu drängen. Die Funktion will dem Nutzer damit helfen, sich auf die wichtigsten eingehenden Nachrichten zu konzentrieren. Durch die Integration mit Outlook Web App (OWA) kann der Service mit jedem Betriebssystem und Browser genutzt werden.

Lernverhalten

Der Dienst ergänzt das bisherige regelbasierte Verschieben von E-Mails mit maschinellem Lernen. Clutter lernt vom Verhalten des Anwenders und merkt sich beispielsweise, inwieweit bestimmte E-Mails von bestimmten Absendern gelesen werden. Das gleiche gilt auch für das Ignorieren von Nachrichten. Elemente die als irrelevant eingeschätzt werden, verschiebt Clutter in das Verzeichnis „Unwichtige Elemente“. Grundlage dafür ist der selbstlernende Algorithmus Office Graph. Diese Funktion soll in Zukunft für weitere Office-365-Dienste eingesetzt werden können. Clutter ist standardmässig nicht aktiviert. Die Funktion wird aktiviert unter Einstellungen > Optionen > E-Mail > Automatische Verarbeitung > Clutter.

Die Aktivierung des Aufräumdienstes macht sich jedoch nicht sofort bemerkbar. Das Feature analysiert zuerst das Verhalten des Nutzers. Am einfachsten lässt sich Clutter daher trainieren, indem man wie gewohnt seine Arbeit erledigt. Die Lernenphase kann beschleunigt werden, indem Sie Nachrichten in den Clutter-Ordner verschieben oder wieder entfernen.

Erfahren Sie mehr über die Office Lösung von Microsoft auf unserer Office 365 Seite.

Links

Microsoft Outlook (8.11.16): Verwenden der Funktion „Clutter“ zum Sortieren von Nachrichten

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Moderne Handwerker arbeiten clever

KMU interessieren sich vermehrt für neue Technologien wie beispielsweise Cloud Computing und die geräteübergreifende Zusammenarbeit. Besonders viele fragen sich jedoch wie ein konkreter Arbeitsalltag mit neuen Technologien aussieht. Im folgenden stellt Microsoft anhand des Handwerksbetriebs Wassmann GmbH vor, wie flexibel und mobil der moderne Handwerker arbeitet – dank neuer 2-in-1-Geräte und innovativer Technologien.

Ausgangslage
Die Wassmann GmbH ist ein typisches KMU im Nordosten Deutschlands mit 26 Mitarbeitenden. Das Unternehmen plant, installiert und wartet Heizungs- und Sanitärprodukte. Diese werden immer komplexer und erfordern eine intensivere Beratung. Der Mehraufwand war ausschlaggebend für die Entscheidung, moderne und mobile Arbeitsplätze einzuführen. Im Arbeitsalltag von Geschäftsleiter Torsten Wassmann wird ersichtlich, wie sehr sich seine Arbeit verändert und verbessert hat.

Lösung
Mit dem Microsoft Surface Pro 3 in Kombination mit Office 365 erhalten die externen Mitarbeiter ein flexibles und zugleich kraftvolles Arbeitsgerät.

Verbesserungen

  • Aussendienstmitarbeiter haben Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und können ihre Kunden jederzeit kompetent beraten
  • Daten können gleich vor Ort beim Kunden mit dem Surface-Stift eingegeben werden, auch mit digitaler Unterschrift
  • Arbeitsrapport und Zeiterfassung direkt am Tablet beim Kunden
  • Effizienz- und Prozesssteigerungen
  • Bessere Beratungsqualität vor allem in Kombination mit OneNote
  • Bei technischen Wartungen kann auf aktuellste Betriebsdokumente im ERP-System zugegriffen werden
  • Keine Medienbrüche und Doppelerfassungen von Daten
  • 2-in-1-Gerät vereint alle Vorteile eines Laptops mit denen eines Tablets: Leichtgewicht mit hoher Leistung
  • Branchensoftware und Office kann überall genutzt werden
  • Technologie ermöglich schneller konkrete Aussagen über Projekt und Kosten und somit schneller Aufträge und Umsatz.
  • Branchenlösung erlaubt direkte Bearbeitung von Serviceaufträgen mit Datentransfer an Administration.
  • Bei Kunden wird eine bessere Kompetenz und Zuverlässigkeit ausgestrahlt
  • Vollwertiges Desktop-Arbeitsgerät beim Anschluss an einen externen Monitor im Büro

Der Arbeitsalltag eines modernen Handwerkerbetriebs

7:00 Uhr: Besprechung mit dem Team und Arbeitsaufteilung
In der Morgensitzung werden die Aufträge bei der Wassmann GmbH verteilt. «Früher geschah das noch auf Papier, heute schicken wir die Termine aufs Tablet.» Einzelne Arbeiten werden zusammen mit den Mitarbeitern besprochen. «Man schaut gemeinsam Fotos an, die ich bei der Begehung mit meinem Surface Pro 3 gemacht habe, und versucht nochmals herauszufinden, welche Zwischentöne bei dem Gespräch mit dem Kunden zu hören waren.» Der Chef selbst wird eine Solaranlage in einer nah gelegenen Ortschaft warten.

8:00 Uhr: Kundentermin – Wichtigste Daten im Tablet dabei
Der Verkehr läuft flüssig und Wassmann trifft pünktlich bei der Kundin ein. Die Solarthermieanlage wurde vor 5 Jahren installiert. Eine Inspektion ist fällig und ein Wärmemengenzähler soll nachgerüstet werden. Im Heizraum geht Herr Wassmann gleich an die Arbeit und öffnet die Wärmeisolierung der Solarleitung. Über das Surface Pro 3 greift er auf die Betriebsdokumente im ERP-System zu. Nach zwei Tests ist der Fachmann ist zufrieden. Auf dem Surface erfasst er die Arbeitszeit. Die Kundin unterschreibt mit dem zugehörigen Stift direkt auf dem Tablet, welches die Daten gleich ins Büro übermittelt.

«In einer 60-Stunden-Woche spare ich durch das Surface Pro fünf bis acht Stunden ein.»

10:00 Uhr: Surface bringt den hohen Nutzen zum Vorschein
Der nächste Termin steht an. In der Küche holt Herr Wassmann das Surface Pro 3 aus der Tasche. «Viele Kunden sind überrascht und ich erkläre ihnen, dass das mein elektronisches Notizbuch ist.» In OneNote werden alle Details über das Kundenobjekt notiert. Anschliessend inspiziert der Fachmann das Badezimmer und den Heizraum im Keller. Er hat die Tastatur abgenommen, notiert sich mit dem Stift wichtige Punkte und fotografiert gelegentlich Geräte und Platzverhältnisse. Der Hausbesitzer ist erstaunt über die professionelle Herangehensweise. Wassmann erklärt: «Durch diese Akribie strahlen wir eine weitaus bessere Kompetenz und Zuverlässigkeit aus. Und Spass macht es natürlich auch.»

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12:30 Uhr: Büroarbeiten – Surface wird zum Desktop-PC
Wassmann ist zurück im Büro und verbindet sein Surface Pro 3 mit der Dockingstation an einen externen Monitor. Diese Funktion ist in der täglichen Arbeit sehr nützlich. Vor dem Mittagessen wird noch ein Installationsplan bearbeitet. «Bei der technischen Komplexität müssen wir detailliert planen. Dafür fallen bei mir bis zu 15 Stunden pro Woche an.»

15:00 Uhr: Präzise Offerten dank Fotos und Notizen
Der Geschäftsführer erstellt die Angebote für Renovierungsarbeiten. Dank den detaillierten Notizen in OneNote kann er sämtliche Komponenten schnell auflisten und auf den Fotos erkennt er, ob z.B. spezielle Arbeiten für Plattenbeläge anfallen. «In 90 bis 95 Prozent der Fälle gelingt es uns, den Kostenvoranschlag einzuhalten.»

Das Powerpaket für jedes KMU: Office 365 mit einer Branchenlösung
Zeitgleich mit der Nutzung einer Office 365 Lösung, kann Herr Wassmann auch auf die für ihn wichtige Branchenlösung zugreifen. Windows 10 führt auch auf einem so kompakten Gerät wie dem Surface Pro 3 Software von Desktop-PCs aus. Office 365 dient hier nicht als Ersatz einer Branchensoftware, sondern als sinnvolle Ergänzung. Die Branchensoftware verknüpft und verwaltet weiterhin zentral die Unternehmensdaten, Lagerbestände, Verträge, Bestellungen, Abrechnungen etc.. Office 365 nutzt das Unternehmen für die gemeinsame Termin- und Kalender-Verwaltung, E-Mail-Verwaltung, Kalkulation, Erfassung von Notizen, Meetings und Kundengespräche, sowie zur Dokumentation von Projekten und zur zentralen Datenhaltung, auch mobil und über mehrere Standorte hinweg. Ein riesiger Schritt in Richtung effizientes Arbeiten!

Modernes Arbeiten in KMU – Möchten Sie auch mobil und flexibel arbeiten wie die Wassmann GmbH?

Informieren Sie sich hier über Möglichkeiten für Ihr Unternehmen und nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Verbessern Sie Ihre administrativen Prozesse und erhöhen Sie die Beratungsqualität bei Kundenterminen mit 2-in-1-Geräten wie das Microsoft Surface Pro mit Office 365. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein attraktives Angebot. Besonders kleine und mittlere Unternehmen sollten eine unverbindliche Beratung in Betracht ziehen.

Referenzen

Quelle:
Microsoft – Blog für kleine und mittelständische Unternehmen, www.blogs.business.microsoft.com/ (23. Juni 2016)
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3 Gründe für die Digitalisierung der Geschäftsabläufe

Ein Grossteil der Unternehmen hat sich noch kaum mit der Digitalisierung beschäftigt. Vielfach ist dies in der Organisation und Belegschaft auf drei Hauptursachen zurückzuführen:

  1. Veränderungsängste
  2. Bedenken über Liquidiätsengpässe aufgrund von hohen Investitionen
  3. Kein digitales Know-how

Diese Ängste und Vorbehalte erzeugen eine starke Hemmschwelle. Die Herausforderungen sollten jedoch als Chance angesehen werden, da die digitale Transformation entscheidende Vorteile für sämtliche Geschäftsabläufe bieten kann. Ausserdem wird sich früher oder später auch die Konkurrenz damit beschäftigen und ihre Infrastruktur und Prozesse modernisieren. Welcher Nutzen bringt die Digitalisierung insbesondere?

Hohe Flexibilität

Die perfekte Cloud Lösung für die reibungslose Digitalisierung aller Unternehmensprozesse existiert nicht. Es wird immer eine Übergangszeit geben, in der sich die Mitarbeitenden an die neue Situation angewöhnen müssen. Die Schwierigkeit besteht darin, den genauen digitalen Bedarf für das eigene Unternehmen im Vorfeld richtig einzuschätzen. Mittlerweile existieren intelligente Cloud Lösungen, die mit dem Unternehmen wachsen können. Die Technologie ist agil und passt sich sehr schnell an neue Gegebenheiten an. KMU sind durch die überschaubare Grösse in der bevorzugten Lage, schneller auf eine neue digitale Plattform umzusteigen, als multinationale Unternehmen. Dies kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.

Zielgenaue Analysen

Die Digitalisierung der Geschäftsabläufe ermöglicht es, rascher auf neue Wünsche der Zielgruppe zu reagieren. Mit gezielten Analysen lernt die Organisation ihre aktuellen und potenziellen Kunden besser zu verstehen. Diese Erkenntnisse lassen sich umgehend in die Unternehmenskommunikation, Geschäftsmodelle, Absatzmarkt und schlussendlich die Produkte einfliessen. Eine tiefe Analyse der Daten bietet daher mehr Chancen und erhöht langfristig das Potenzial auf zusätzliche Einnahmen.

Transparente und tiefere Kosten

Mit der Digitalisierung lassen sich Kosten einsparen, trotz der Investitionen in passende IT-Infrastrukturen. Durch die Straffung von Abläufen in der Verwaltung wird erkennbar, in welchen Bereichen Einsparungen möglich sind. Repetitive Aufgaben lassen sich beispielsweise automatisieren und bieten dem Personal mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Unnötige Ausgaben werden erkannt und können verhindert werden, um die zukünftige Wettbewerbsposition zu stärken. Die finanzielle Situation ist besser unter Kontrolle und das Unternehmen kann sich auf seine Kernaufgabe konzentrieren und für optimale Kundenzufriedenheit sorgen.

Sind Sie an einer individuellen Lösung für Ihr Unternehmen interessiert?

Kontaktieren Sie uns! Wir freuen uns Ihr Unternehmen mit Effizienz zu unterstützen.

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Office 365: PowerPoint Designer & Morph

PowerPoint Designer und Morph sind zwei neue, professionelle Design-Möglichkeiten in Office. Benutzer können damit bereits mit wenigen Klicks beeindruckende Effekte erstellen. Diese zwei Neuerungen sind Teil einer Reihe von Funktionen, die exklusiv Office 365 Kunden zur Verfügung stehen.

Professionelle Visualisierungen mit PowerPoint Designer

PowerPoint Designer erlaubt es jedem, qualitativ hochwertige, professionelle Folien innerhalb von Sekunden zu erstellen. Dazu muss einfach ein Bild in die Präsentation eingefügt werden und das Tool bietet umgehend mehrere Design-Ideen an. Anschliessend muss nur noch der Favorit ausgewählt werden und fertig! Dies ermöglicht den Benutzern eine Zeitersparnis bei der Suche nach hochwertigen Designs und es steht mehr Zeit für die Vorbereitung der Inhalte zur Verfügung.

Dieser Prozess funktioniert dank einer leistungsstarken Kombination aus automatisierten Designs und intelligenter Bildanalyse. PowerPoint Designer wurde in Zusammenarbeit mit professionellen Grafikern entwickelt, die mehrere Tausend kreative Blueprints erstellt haben. Das Ergebnis sind hochqualitative und massgeschneiderte Präsentationen – in Sekunden.

Filmische Animationen mit Morph

Morph schafft filmische Bewegung durch nahtlose Animationen zwischen den Folien. Morph kann nicht nur normale Texte oder Bilder animieren, sondern auch 3-D Formen, einzelne Wörter oder sogar Zeichenebenen. Zuerst muss die Folie dupliziert werden, die mit Morph bewegt werden soll. Anschliessend können die Objekte so verschoben werden, wie man Sie haben möchte. Ein Klick auf den Morph-Knopf unter dem Menüpunkt „Übergänge“ erfasst die Animation.

Video: Vorstellung Designer und Morph

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