post

Clutter priorisiert ihre E-Mails

Haben Sie den Überblick über die E-Mails in ihrem Posteingang?

Manchmal hat man das Gefühl der Posteingang sei überflutet mit Spam und unwichtigen E-Mails. Clutter ist eine Erweiterung für Outlook, die sich darauf spezialisiert, dass sich der User auf das Wesentliche konzentrieren kann und keine kostbare Zeit verliert. Das neue Feature für Office 365 will den E-Mailverkehr durch eine intelligente Sortierung erleichtern. Der Aufräumdienst nutzt dazu den selbstlernenden Algorithmus Office Graph.

Inhalte nach Wichtigkeit gruppiert

Bei Gmail werden Inbox wird eine ähnliche Funktion eingesetzt, die Nachrichten gruppiert oder Inhalte hervorgehebt. Microsoft Clutter (auf Deutsch «Durcheinander, Gerümpel») setzt den Fokus darauf, das Unwesentliche in den Hintergrund zu drängen. Die Funktion will dem Nutzer damit helfen, sich auf die wichtigsten eingehenden Nachrichten zu konzentrieren. Durch die Integration mit Outlook Web App (OWA) kann der Service mit jedem Betriebssystem und Browser genutzt werden.

Lernverhalten

Der Dienst ergänzt das bisherige regelbasierte Verschieben von E-Mails mit maschinellem Lernen. Clutter lernt vom Verhalten des Anwenders und merkt sich beispielsweise, inwieweit bestimmte E-Mails von bestimmten Absendern gelesen werden. Das gleiche gilt auch für das Ignorieren von Nachrichten. Elemente die als irrelevant eingeschätzt werden, verschiebt Clutter in das Verzeichnis „Unwichtige Elemente“. Grundlage dafür ist der selbstlernende Algorithmus Office Graph. Diese Funktion soll in Zukunft für weitere Office-365-Dienste eingesetzt werden können. Clutter ist standardmässig nicht aktiviert. Die Funktion wird aktiviert unter Einstellungen > Optionen > E-Mail > Automatische Verarbeitung > Clutter.

Die Aktivierung des Aufräumdienstes macht sich jedoch nicht sofort bemerkbar. Das Feature analysiert zuerst das Verhalten des Nutzers. Am einfachsten lässt sich Clutter daher trainieren, indem man wie gewohnt seine Arbeit erledigt. Die Lernenphase kann beschleunigt werden, indem Sie Nachrichten in den Clutter-Ordner verschieben oder wieder entfernen.

Erfahren Sie mehr über die Office Lösung von Microsoft auf unserer Office 365 Seite.

Links

Microsoft Outlook (8.11.16): Verwenden der Funktion “Clutter” zum Sortieren von Nachrichten

post

EM 2016: Spam und Betrugsversuche

Grossveranstaltungen, wie die olympischen Spiele oder eine Fussball-Weltmeisterschaft sind ein Highlight für Viele. Auch Internet-Betrüger und Spammer versprechen sich viel von solchen Events und nutzen diese Anlässe immer wieder aus. Securelist vermutet, dass dies auch an der kommenden Europameisterschaft 2016 in Frankreich der Fall sein wird. So werden beispielsweise gefälschte Benachrichtigungen über den Gewinn des Jackpots einer EM-Lotterie oder Matchtickets aufgeführt. Solche E-Mails enthalten typischerweise Dokumente im Anhang, die wie ein offizielles Dokument wirken sollen. Darin werden unerlaubterweise Logos, Embleme und Slogans von echten Unternehmen verwendet.

spam_mails_beispiele_uefa2016_gewinn_verlosung
“Spammer bereit für die EM!”, https://de.securelist.com/, 4.05.2016

Eine bekannte Geschichte

Die Vorgehensweise ist nichts neues. Im Text wird erwähnt, dass die Lotterie von einer bevollmächtigten Organisation durchgeführt werde. Der E-Mailempfänger sei aus einer grossen Zahl von E-Mail-Adressen zufällig auserwählt worden. Für die Entgegennahme des Gewinnes muss der E-Mailempfänger auf die Nachricht antworten und die notwendigen persönlichen Daten übermitteln.

Securelist hat Fälle beobachtet, wo unterschiedliche Texte immer mit dem gleichen Anhang verschickt wurden. Die Internet-Betrüger verwenden unterschiedliche E-Mail-Adressen. Diese sind jeweils auch im Text und Anhang angepasst. Grundsätzlich geht es jedoch immer um dieselbe Thematik.  Die Sprache ist vielfach in Englisch gehalten, was bei einer internationalen Organisation, wie der UEFA nichts aussergewöhnliches wäre. Es wurden auch Betrugsversuche in weiteren Sprachen registriert. Auf holländisch kursiert eine E-Mail mit dem Angebot eine EM-Gedenkmünze mit dem Nominalwert von 2 Euro zu erwerben.

Ausblick

Da die Fussball-Europameisterschaft bald eröffnet wird, besteht Grund zur Annahme, dass auch der Fussball-Spam steigen wird. Cyberkriminelle werden vermutlich neue kreative E-Mails verschicken, um ihre betrügerischen Absichten durchzusetzen. Insbesondere angebliche EM-Ticket-Verlosungen, wie es auch schon an der WM in Brasilien der Fall war, könnten sich verbreiten. Das höchste Spampotenzial wird für französischsprechende Anwender erwartet, da das Turnier in Frankreich stattfindet. Aber auch deutschsprachige Anwender sollten bei angeblichen Lotteriegewinnen immer misstrauisch sein.

Quelle: https://de.securelist.com/

post

FindTime – Schnell passende Termine finden

Haben Sie schon einmal mehr Zeit für den Entscheid aufgebracht, wann eine Sitzung stattfinden soll, als die entsprechende Sitzung selber? FindTime hilft Ihnen dabei dieses Problem zu lösen. Die Outlook-Erweiterung FindTime ermöglicht es, mit beliebigen Partnern einen Sitzungstermin zu vereinbaren. 

Microsofts Entwicklungsabteilung hat eine Outloook-Erweiterung namens FindTime vorgestellt, welche die Terminfindung vereinfachen soll. FindTime funktioniert ähnlich, wie der Webdienst Doodle. Neu ist die Funktionalität jedoch direkt in Outlook integriert. Damit können auch die bereits erfassten Kalender-Einträge berücksichtigt werden.

findtime-outlook-erweiterung

So bestimmen Sie einen Termin

  1. Freie Termine suchen und Teilnehmern vorschlagen
  2. Teilnehmer bestimmen den besten Zeitpunkt
  3. Versand der Einladungen durch FindTime

User können damit möglichen Meeting-Partnern eine Reihe von Terminen, sogenannte Meeting Polls, vorschlagen. Diese Vorschläge können anschliessend von den Empfängern akzeptiert oder abgelehnt werden. Die Partner können auch neue Termine hinzufügen. Wird ein Konsens erzielt, werden die entsprechenden Outlook-Einladungen verschickt. Empfänger können die FindTime-Einladungen mit jedem E-Mail-Provider empfangen und können auf die FindTime Abstimmungswebsite von jedem Gerät zugreifen. Um FindTime-Veranstaltungen zu verwalten, wird ein Office-365-Account benötigt. FindTime existiert zusätzlich als Add-In für Outlook 2013 und Outlook 2016 und kann in der Outlook Web App genutzt werden.

Vorstellung FindTime (EN):

Installation von FindTime: https://findtime.microsoft.com/

post

E-Mail mit infizierter Zip-Datei von bekannten Kontakten

Zurzeit sind E-Mails im Umlauf mit Verdacht auf Viren. Sie wollen dem Empfänger eine Echtheit suggerieren, indem Absenderinformationen von bekannten Kontakten angezeigt werden. Die E-Mail erscheint mit unterschiedlichem Betreff, Text und Zip-Dateien im Anhang. Der Text ist meistens in Englisch.

Was alle diese E-Mails gemeinsam haben ist, dass sie von bekannten Absendern stammen. Sobald die Zip-Datei im Anhang geöffnet wird, nistet sich ein Programm ein, welches die E-Mail an sämtliche Kontakte in Ihrem Outlook-Adressbuch weiterleitet. Ausserdem kann es auch die Signatur des Absenders übernehmen und wirkt dadurch noch echter. Folgende Beispiele sind uns bekannt:

E-Mail Betreff:

  • Draft of the contract
  • Files to be executed
  • invoice

Nachrichtentext:

  • Please see attached the executed document from our side. You can send us a scan-copy after signing. Paul Sifer, Attorney
  • Check invoices

Dateianhänge:

  • tax.zip
  • invoices.zip
  • FAX_75295358_518.zip
  • scans.zip

Andere Varianten sind möglich,  zukünftig ist wahrscheinlich noch mit raffinierteren Varianten zu rechnen, vielleicht sogar in deutsch. Wenn Sie eine solche E-Mail erhalten, sollten Sie sie umgehend löschen und den Absender benachrichtigen. Neben dem potenziellen Reputationsverlust sind weitere Bedrohungen für den Computer möglich. Was das konkret sein könnte ist zurzeit nicht bekannt. Die Rücksprache mit bekannten Virenschutzherstellern hat zu keinen Ergebnissen geführt.

Unsere Empfehlung im Mailverkehr

Vor dem Öffnen von Dateianhängen immer Vorsicht walten lassen:

  • Erwarten Sie einen Dateianhang von diesem Absender?
  • Ist der Dateiname sinnvoll? (Z. B.: Schickt mir Max Muster aus Dagmersellen eine Datei mit dem Namen tax.zip?)
  • Ergibt der Betreff Sinn? (Z.B.: Schickt mein Lieferant mir eine Mail mit dem Titel”invoice”?)
  • Ergibt der Mailinhalt Sinn? (Z.B.: Schickt mein Verwandter mir eine Mail mit dem Text “Your Delivery”?)
  • Ergibt das Gesamtbild des E-Mails Sinn?
  • Im Zweifelsfall: Absender kontaktieren und nachfragen

Grundsätzliches

  • Stets einen aktuellen Virenschutz pflegen
  • Meldungen vom Virenschutzprogramm nicht ignorieren
  • Immer Absender, Betreff und Text überprüfen bevor Anhänge oder Links angeklickt werden
  • Auch bei bekannten Absendern kritisch sein
  • Bei E-Mails in Fremdsprache (insbesondere Englisch) kritisch sein

Im Zweifelsfall:

  • Lokale IT-Systemadministration benachrichtigen

Haben Sie weitere Fragen?

Wir unterstützen Sie gerne im Bereich IT-Security, E-Mailkommunikation und Virenschutz. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf!