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Clutter priorisiert ihre E-Mails

Haben Sie den Überblick über die E-Mails in ihrem Posteingang?

Manchmal hat man das Gefühl der Posteingang sei überflutet mit Spam und unwichtigen E-Mails. Clutter ist eine Erweiterung für Outlook, die sich darauf spezialisiert, dass sich der User auf das Wesentliche konzentrieren kann und keine kostbare Zeit verliert. Das neue Feature für Office 365 will den E-Mailverkehr durch eine intelligente Sortierung erleichtern. Der Aufräumdienst nutzt dazu den selbstlernenden Algorithmus Office Graph.

Inhalte nach Wichtigkeit gruppiert

Bei Gmail werden Inbox wird eine ähnliche Funktion eingesetzt, die Nachrichten gruppiert oder Inhalte hervorgehebt. Microsoft Clutter (auf Deutsch «Durcheinander, Gerümpel») setzt den Fokus darauf, das Unwesentliche in den Hintergrund zu drängen. Die Funktion will dem Nutzer damit helfen, sich auf die wichtigsten eingehenden Nachrichten zu konzentrieren. Durch die Integration mit Outlook Web App (OWA) kann der Service mit jedem Betriebssystem und Browser genutzt werden.

Lernverhalten

Der Dienst ergänzt das bisherige regelbasierte Verschieben von E-Mails mit maschinellem Lernen. Clutter lernt vom Verhalten des Anwenders und merkt sich beispielsweise, inwieweit bestimmte E-Mails von bestimmten Absendern gelesen werden. Das gleiche gilt auch für das Ignorieren von Nachrichten. Elemente die als irrelevant eingeschätzt werden, verschiebt Clutter in das Verzeichnis „Unwichtige Elemente“. Grundlage dafür ist der selbstlernende Algorithmus Office Graph. Diese Funktion soll in Zukunft für weitere Office-365-Dienste eingesetzt werden können. Clutter ist standardmässig nicht aktiviert. Die Funktion wird aktiviert unter Einstellungen > Optionen > E-Mail > Automatische Verarbeitung > Clutter.

Die Aktivierung des Aufräumdienstes macht sich jedoch nicht sofort bemerkbar. Das Feature analysiert zuerst das Verhalten des Nutzers. Am einfachsten lässt sich Clutter daher trainieren, indem man wie gewohnt seine Arbeit erledigt. Die Lernenphase kann beschleunigt werden, indem Sie Nachrichten in den Clutter-Ordner verschieben oder wieder entfernen.

Erfahren Sie mehr über die Office Lösung von Microsoft auf unserer Office 365 Seite.

Links

Microsoft Outlook (8.11.16): Verwenden der Funktion “Clutter” zum Sortieren von Nachrichten

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Moderne Handwerker arbeiten clever

KMU interessieren sich vermehrt für neue Technologien wie beispielsweise Cloud Computing und die geräteübergreifende Zusammenarbeit. Besonders viele fragen sich jedoch wie ein konkreter Arbeitsalltag mit neuen Technologien aussieht. Im folgenden stellt Microsoft anhand des Handwerksbetriebs Wassmann GmbH vor, wie flexibel und mobil der moderne Handwerker arbeitet – dank neuer 2-in-1-Geräte und innovativer Technologien.

Ausgangslage
Die Wassmann GmbH ist ein typisches KMU im Nordosten Deutschlands mit 26 Mitarbeitenden. Das Unternehmen plant, installiert und wartet Heizungs- und Sanitärprodukte. Diese werden immer komplexer und erfordern eine intensivere Beratung. Der Mehraufwand war ausschlaggebend für die Entscheidung, moderne und mobile Arbeitsplätze einzuführen. Im Arbeitsalltag von Geschäftsleiter Torsten Wassmann wird ersichtlich, wie sehr sich seine Arbeit verändert und verbessert hat.

Lösung
Mit dem Microsoft Surface Pro 3 in Kombination mit Office 365 erhalten die externen Mitarbeiter ein flexibles und zugleich kraftvolles Arbeitsgerät.

Verbesserungen

  • Aussendienstmitarbeiter haben Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und können ihre Kunden jederzeit kompetent beraten
  • Daten können gleich vor Ort beim Kunden mit dem Surface-Stift eingegeben werden, auch mit digitaler Unterschrift
  • Arbeitsrapport und Zeiterfassung direkt am Tablet beim Kunden
  • Effizienz- und Prozesssteigerungen
  • Bessere Beratungsqualität vor allem in Kombination mit OneNote
  • Bei technischen Wartungen kann auf aktuellste Betriebsdokumente im ERP-System zugegriffen werden
  • Keine Medienbrüche und Doppelerfassungen von Daten
  • 2-in-1-Gerät vereint alle Vorteile eines Laptops mit denen eines Tablets: Leichtgewicht mit hoher Leistung
  • Branchensoftware und Office kann überall genutzt werden
  • Technologie ermöglich schneller konkrete Aussagen über Projekt und Kosten und somit schneller Aufträge und Umsatz.
  • Branchenlösung erlaubt direkte Bearbeitung von Serviceaufträgen mit Datentransfer an Administration.
  • Bei Kunden wird eine bessere Kompetenz und Zuverlässigkeit ausgestrahlt
  • Vollwertiges Desktop-Arbeitsgerät beim Anschluss an einen externen Monitor im Büro

Der Arbeitsalltag eines modernen Handwerkerbetriebs

7:00 Uhr: Besprechung mit dem Team und Arbeitsaufteilung
In der Morgensitzung werden die Aufträge bei der Wassmann GmbH verteilt. «Früher geschah das noch auf Papier, heute schicken wir die Termine aufs Tablet.» Einzelne Arbeiten werden zusammen mit den Mitarbeitern besprochen. «Man schaut gemeinsam Fotos an, die ich bei der Begehung mit meinem Surface Pro 3 gemacht habe, und versucht nochmals herauszufinden, welche Zwischentöne bei dem Gespräch mit dem Kunden zu hören waren.» Der Chef selbst wird eine Solaranlage in einer nah gelegenen Ortschaft warten.

8:00 Uhr: Kundentermin – Wichtigste Daten im Tablet dabei
Der Verkehr läuft flüssig und Wassmann trifft pünktlich bei der Kundin ein. Die Solarthermieanlage wurde vor 5 Jahren installiert. Eine Inspektion ist fällig und ein Wärmemengenzähler soll nachgerüstet werden. Im Heizraum geht Herr Wassmann gleich an die Arbeit und öffnet die Wärmeisolierung der Solarleitung. Über das Surface Pro 3 greift er auf die Betriebsdokumente im ERP-System zu. Nach zwei Tests ist der Fachmann ist zufrieden. Auf dem Surface erfasst er die Arbeitszeit. Die Kundin unterschreibt mit dem zugehörigen Stift direkt auf dem Tablet, welches die Daten gleich ins Büro übermittelt.

«In einer 60-Stunden-Woche spare ich durch das Surface Pro fünf bis acht Stunden ein.»

10:00 Uhr: Surface bringt den hohen Nutzen zum Vorschein
Der nächste Termin steht an. In der Küche holt Herr Wassmann das Surface Pro 3 aus der Tasche. «Viele Kunden sind überrascht und ich erkläre ihnen, dass das mein elektronisches Notizbuch ist.» In OneNote werden alle Details über das Kundenobjekt notiert. Anschliessend inspiziert der Fachmann das Badezimmer und den Heizraum im Keller. Er hat die Tastatur abgenommen, notiert sich mit dem Stift wichtige Punkte und fotografiert gelegentlich Geräte und Platzverhältnisse. Der Hausbesitzer ist erstaunt über die professionelle Herangehensweise. Wassmann erklärt: «Durch diese Akribie strahlen wir eine weitaus bessere Kompetenz und Zuverlässigkeit aus. Und Spass macht es natürlich auch.»

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12:30 Uhr: Büroarbeiten – Surface wird zum Desktop-PC
Wassmann ist zurück im Büro und verbindet sein Surface Pro 3 mit der Dockingstation an einen externen Monitor. Diese Funktion ist in der täglichen Arbeit sehr nützlich. Vor dem Mittagessen wird noch ein Installationsplan bearbeitet. «Bei der technischen Komplexität müssen wir detailliert planen. Dafür fallen bei mir bis zu 15 Stunden pro Woche an.»

15:00 Uhr: Präzise Offerten dank Fotos und Notizen
Der Geschäftsführer erstellt die Angebote für Renovierungsarbeiten. Dank den detaillierten Notizen in OneNote kann er sämtliche Komponenten schnell auflisten und auf den Fotos erkennt er, ob z.B. spezielle Arbeiten für Plattenbeläge anfallen. «In 90 bis 95 Prozent der Fälle gelingt es uns, den Kostenvoranschlag einzuhalten.»

Das Powerpaket für jedes KMU: Office 365 mit einer Branchenlösung
Zeitgleich mit der Nutzung einer Office 365 Lösung, kann Herr Wassmann auch auf die für ihn wichtige Branchenlösung zugreifen. Windows 10 führt auch auf einem so kompakten Gerät wie dem Surface Pro 3 Software von Desktop-PCs aus. Office 365 dient hier nicht als Ersatz einer Branchensoftware, sondern als sinnvolle Ergänzung. Die Branchensoftware verknüpft und verwaltet weiterhin zentral die Unternehmensdaten, Lagerbestände, Verträge, Bestellungen, Abrechnungen etc.. Office 365 nutzt das Unternehmen für die gemeinsame Termin- und Kalender-Verwaltung, E-Mail-Verwaltung, Kalkulation, Erfassung von Notizen, Meetings und Kundengespräche, sowie zur Dokumentation von Projekten und zur zentralen Datenhaltung, auch mobil und über mehrere Standorte hinweg. Ein riesiger Schritt in Richtung effizientes Arbeiten!

Modernes Arbeiten in KMU – Möchten Sie auch mobil und flexibel arbeiten wie die Wassmann GmbH?

Informieren Sie sich hier über Möglichkeiten für Ihr Unternehmen und nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Verbessern Sie Ihre administrativen Prozesse und erhöhen Sie die Beratungsqualität bei Kundenterminen mit 2-in-1-Geräten wie das Microsoft Surface Pro mit Office 365. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein attraktives Angebot. Besonders kleine und mittlere Unternehmen sollten eine unverbindliche Beratung in Betracht ziehen.

Referenzen

Quelle:
Microsoft – Blog für kleine und mittelständische Unternehmen, www.blogs.business.microsoft.com/ (23. Juni 2016)
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8 Gründe für Office 365

Sie möchten die Produktivität in Ihrem Unternehmen fördern? Sehen Sie sich 8 Gründe an, warum es Zeit ist für Office 365:

1. Jederzeit die neueste Version

Ihre Dateien sind immer aktuell und jeder hat Zugriff auf die aktuellste Version. Beenden Sie die Verwirrungen über die Dokumentversionen: Versehen Sie Ihre Dokumente mit Anmerkungen und Status-Updates.

2. Office auf allen Geräten

Office 365 bietet den Anwendern die freie Wahl. Sie können von unterwegs, im Büro oder von zu Hause auf Daten und Arbeitsumgebungen zuzugreifen. Office kann jederzeit auf dem PC, Smartphone und Tablet genutzt werden.

3. Schnell auf Veränderungen reagieren

Office 365 lässt sich im Handumdrehen auf bis zu fünf Geräten pro Benutzer installieren. Neue Benutzerkonten sind in Sekundenschnelle eingerichtet. Bestehende Server lassen sich bei Bedarf integrieren und Benutzer können über eine gemeinsame Active Directory verwaltet werden.

4. Autorisierungen einrichten

Für jedes Dokument können Sie bestimmen, was damit geschehen darf. So können gewisse Mitarbeitende Ihre Dateien bearbeiten, während andere Benutzer nur Leserechte besitzen und Sie einsehen dürfen. Sie bestimmen selbst, wer welche Zugriffsrechte auf die Dateien hat, innerhalb wie auch ausserhalb des Unternehmens.

5. Planbare Kosten

Dank der vereinfachten benutzerbasierten Lizenzierung sind keine Vorabinvestitionen notwendig. Alle Anwender können zu einem monatlichen Festpreis auf bis zu fünf PCs mit derselben Office-Version arbeiten. Mit dem passenden Office 365 Preisplan (*) können auch Kleinunternehmer und KMU die Vorteile einer grossen IT-Infrastruktur nutzen! 

6. Zusammenarbeit im Team

Die Zusammenarbeit in einem Team führt insbesondere zu einer wertvollen Zeitersparnis. Mit Office 365 hat jedes Teammitglied Zugriff auf die richtige Version der Dateien und kann dadurch die Arbeitszeit zielgerichtet einsetzen. Sorgen Sie für Übersichtlichkeit und speichern Sie E-Mails und Dokumente an einem zentralen Speicherort. Alle berechtigten Teammitglieder haben dabei Zugriff auf die entsprechenden Daten.

7. Jederzeit ausreichend Platz

Ihre Dokumente sind in der Cloud gesichert. Sie bestimmen selbst die Speicherkapazität. Office 365 kommt mit 1 TB Speicherplatz.

8. Zugriffskontrolle

Office 365 bietet intelligente Möglichkeiten wie automatische Richtlinientreue, Archivierung und Datenschutz. So können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Teamdaten sicher sind.

Erfahren Sie mehr über Office 365!

* Mehr Informationen zu den Basisplänen (Essentials, Business, Business Premium) und den Erweiterten Plänen (Exchange Online, ProPlus, E1, E3) finden Sie auf unserer Office 365 Seite.
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Office 365: PowerPoint Designer & Morph

PowerPoint Designer und Morph sind zwei neue, professionelle Design-Möglichkeiten in Office. Benutzer können damit bereits mit wenigen Klicks beeindruckende Effekte erstellen. Diese zwei Neuerungen sind Teil einer Reihe von Funktionen, die exklusiv Office 365 Kunden zur Verfügung stehen.

Professionelle Visualisierungen mit PowerPoint Designer

PowerPoint Designer erlaubt es jedem, qualitativ hochwertige, professionelle Folien innerhalb von Sekunden zu erstellen. Dazu muss einfach ein Bild in die Präsentation eingefügt werden und das Tool bietet umgehend mehrere Design-Ideen an. Anschliessend muss nur noch der Favorit ausgewählt werden und fertig! Dies ermöglicht den Benutzern eine Zeitersparnis bei der Suche nach hochwertigen Designs und es steht mehr Zeit für die Vorbereitung der Inhalte zur Verfügung.

Dieser Prozess funktioniert dank einer leistungsstarken Kombination aus automatisierten Designs und intelligenter Bildanalyse. PowerPoint Designer wurde in Zusammenarbeit mit professionellen Grafikern entwickelt, die mehrere Tausend kreative Blueprints erstellt haben. Das Ergebnis sind hochqualitative und massgeschneiderte Präsentationen – in Sekunden.

Filmische Animationen mit Morph

Morph schafft filmische Bewegung durch nahtlose Animationen zwischen den Folien. Morph kann nicht nur normale Texte oder Bilder animieren, sondern auch 3-D Formen, einzelne Wörter oder sogar Zeichenebenen. Zuerst muss die Folie dupliziert werden, die mit Morph bewegt werden soll. Anschliessend können die Objekte so verschoben werden, wie man Sie haben möchte. Ein Klick auf den Morph-Knopf unter dem Menüpunkt “Übergänge” erfasst die Animation.

Video: Vorstellung Designer und Morph

Erfahren Sie mehr über Office 365 >>

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FindTime – Schnell passende Termine finden

Haben Sie schon einmal mehr Zeit für den Entscheid aufgebracht, wann eine Sitzung stattfinden soll, als die entsprechende Sitzung selber? FindTime hilft Ihnen dabei dieses Problem zu lösen. Die Outlook-Erweiterung FindTime ermöglicht es, mit beliebigen Partnern einen Sitzungstermin zu vereinbaren. 

Microsofts Entwicklungsabteilung hat eine Outloook-Erweiterung namens FindTime vorgestellt, welche die Terminfindung vereinfachen soll. FindTime funktioniert ähnlich, wie der Webdienst Doodle. Neu ist die Funktionalität jedoch direkt in Outlook integriert. Damit können auch die bereits erfassten Kalender-Einträge berücksichtigt werden.

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So bestimmen Sie einen Termin

  1. Freie Termine suchen und Teilnehmern vorschlagen
  2. Teilnehmer bestimmen den besten Zeitpunkt
  3. Versand der Einladungen durch FindTime

User können damit möglichen Meeting-Partnern eine Reihe von Terminen, sogenannte Meeting Polls, vorschlagen. Diese Vorschläge können anschliessend von den Empfängern akzeptiert oder abgelehnt werden. Die Partner können auch neue Termine hinzufügen. Wird ein Konsens erzielt, werden die entsprechenden Outlook-Einladungen verschickt. Empfänger können die FindTime-Einladungen mit jedem E-Mail-Provider empfangen und können auf die FindTime Abstimmungswebsite von jedem Gerät zugreifen. Um FindTime-Veranstaltungen zu verwalten, wird ein Office-365-Account benötigt. FindTime existiert zusätzlich als Add-In für Outlook 2013 und Outlook 2016 und kann in der Outlook Web App genutzt werden.

Vorstellung FindTime (EN):

Installation von FindTime: https://findtime.microsoft.com/

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Microsoft Surface Pro 4 – Ihr mobiles Büro

Tablet und Laptop in einem

Das Microsoft Surface Pro 4 ist ein Notebook in der Erscheinung eines Tablets. Das 12,3 Zoll-Display ist extrem kontrastreich und blendarm. Blitzschnell verwandelt sich das Surface vom Laptop mit magnetischer Tastatur und Klappständer zum Tablet. Der Surface-Stift ermöglicht Ihnen problemlos und präzise Notizen und Ideen festzuhalten. Das Surface Pro 4 bietet die Leistung und Power eines Laptops und ein vollwertiges Betriebssystem, verbaut in einem Tablet, das perfekt mit Tastatur und Maus funktioniert. Das neue Surface Pro 4 ist die clevere Verschmelzung aus Laptop und Tablet mit einem neuen Niveau an Benutzerfreundlichkeit und Arbeitskomfort.

Das neue Gerät bietet neben der zusätzlichen Power, auch eine neue Tastatur, einen neuen Bedienstift, weniger Lärm und Hitzeentwicklung und Windows 10. Das Surface verfügt über die neusten Verbindungsstandards und synchronisiert Ihre Daten schnell und sicher. Der Bedienstift Stylus ist im Lieferumfang des Surface Pro 4 enthalten und erlaubt mit 1024 Druckstufen präzise Befehle, Notizen und Zeichnungen. Ideal in Kombination mit OneNote. Dank Windows 10 laufen nicht nur Apps, sondern alle Desktop-Windows-Programme, auch im Tablet Modus. Die Professional-Version von Windows 10 kommt mit vielen neuen Features, wie beispielsweise innovativen Funktionen für Sicherheit, Personalisierung und Produktivität.

Ultraflach und hochwertig verarbeitet

Die Abmessungen von Surface Pro 4 sind einem Blatt Papier nachempfunden, sodass es sich in den Händen ganz vertraut anfühlt. Dank des Klappständers mit mehreren Aufstellpositionen und einer verbesserten Tastatur wird das Gerät mit einem Handgriff vom Tablet zum Laptop.
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“Wenn ein Gerät den Spagat zwischen Tablet und Notebook schafft und beide Geräte in einem verbinden kann, ist es das Surface Pro 4.” 

PC Tipp (www.pctipp.ch, 30.11.2015)

Ein handliches Gerät mit hochauflösendem Bildschirm

Mehr Leistung, und dennoch leichter denn je – mit nur 766 Gramm und 8.4 mm Tiefe. Das Surface Pro 4 ist das vielseitigste und produktivste Gerät, das Sie je in den Händen hatten. Das nahezu blendfreie 12,3-Zoll-PixelSense™-Display bietet extrem hohen Kontrast – für Bildgebung in lebensechter Qualität. Dank des mehrfach verstellbaren Klappständers und eines verbesserten Type Cover lässt sich Surface Pro 4 mühelos in einen vollwertigen Laptop mit Desktopsoftware verwandeln.

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Windows und Office in perfekter Harmonie

Das Surface Pro 4 wird von Windows 10 Pro betrieben. Führen Sie alle Ihre professionellen Softwareanwendungen ohne Leistungsverzicht aus. Microsoft Office, die weltbeste Produktivitätssuite, eignet sich perfekt für Surface Pro 4. Nutzen Sie die vollständige Office-Produktsuite.

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Arbeiten Sie produktiv unterwegs

Das Surface Pro 4 ist für Unternehmen konzipiert und ideal für mobiles Arbeiten. Es bietet all die Eigenschaften, Anschlüsse, Apps und Sicherheitsfeatures, die Sie im hektischen Unternehmensalltag brauchen.

Ideal für Vertrieb, Aussendienst, Verkauf, Management und weitere mobile Arbeitnehmer.

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Mobile Workstation mit aussergewöhnlicher Leistung

Das Surface Pro 4 ist Ihre mobile Workstation, auf der Sie dank der Intel®Core™-Prozessoren mehrere Programme gleichzeitig verwenden können. Die Intel Core m3, i5 und i7 Prozessoren der 6. Generation machen Ihr Surface Pro 4 nicht nur leistungsstärker, sondern sie laufen auch leiser und kühler und sind effizienter als je zuvor. Mit extremer Leistungsstärke und einer beeindruckenden Akkulaufzeit von bis zu 9 Stunden ist das Surface Pro 4 eine mobile Workstation, auf der Sie mehrere professionelle Programme gleichzeitig ausführen können. Dank der 5-MP-Frontkamera und 8-MP-Autofokuskamera an der Rückseite können Sie Kollegen weltweit zu hochqualitativen Videokonferenzen einladen oder brilliante Fotos aufnehmen. Die Stereolautsprecher ermöglichen eine Dolby-Audioausgabe. Das Gerät verfügt ausserdem über einen Fingerabdruckscanner zur schnellen Identifikation vom Benutzer. Das Surface ist in verschiedenen Varianten erhältlich und kann mit 4 bis 16 GB RAM und 128 GB bis 512 GB Speicherplatz ausgerüstet werden.

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Ist das Microsoft Surface Pro 4 auch eine Option für Ihr Unternehmen?

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen und Modellausführungen.
Gerne unterstützen wir Sie dabei, wie Sie das Surface Pro 4 in Ihrem Unternehmen effizient einsetzen können.

Video: Präsentation Microsoft Surface Pro 4

Intelligentes Zubehör für effizientes Arbeiten

Docking Station
Surface Dock verwandelt Ihr handliches Surface-Tablet im Handumdrehen in einen Desktop-PC. Schliessen Sie einfach das SurfaceConnect-Kabel an, um Ihr Gerät zu laden und externe Monitore, eine Tastatur, eine Maus und andere Peripheriegeräte zu nutzen. Verfügbare Anschlüsse: 4 x USB 3.0, 2 x Mini-DisplayPort, 1 x 3,5 mm Audio und 1 x RJ45.

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Surface Pro 4 Type Cover
Das Type Cover der nächsten Generation bieten das bisher beste Tippgefühl für Surface-Geräte. Sie können Ihr Surface-Gerät wie einen herkömmlichen Laptop verwenden. Die überarbeitete mechanische Tastatur zeichnet sich durch einen optimalen Tastenabstand für flüssiges Tippen und einer Hintergrundbeleuchtung im Dunkeln aus. Das grössere Glas-Trackpad ermöglicht eine präzise Steuerung, dank der 5 Point-Multi-Touch Funktion.

 

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Sway – Die neue Art zu Präsentieren

Kennen Sie schon Sway?

Microsoft hat die Office-Familie mit Sway um ein neues Mitglied erweitert. Der Online-Dienst ermöglicht es, Präsentationen direkt im Web zu erstellen und zu verbreiten. Mit dem kostenlosen Online-Dienst ist es möglich, ähnlich wie in PowerPoint Bilder und Text zu kombinieren. Man kann sich nun die Frage stellen, warum man ein neues Werkzeug benutzen sollte, da sich doch PowerPoint seit Jahren etabliert hat. Wir zeigen auf, was Sway kann und wann es sich lohnt.

Hintergrund und Nutzen

Sway bietet grundsätzlich den Usern die Möglichkeit Ideen plattformunabhängig zu präsentieren. Statt einer lokalen Datei entsteht mit Sway aber eine Webseite, die über das Internet aufgerufen und so leicht mit anderen Personen geteilt werden kann. Damit können Sie ansprechende Berichte, Präsentationen, Newsletter und Persönliche Geschichten erstellen und visualisieren. Eine Registrierung ist zum Betrachten einer Sway-Präsentation nicht nötig. Es genügt, den Link weiterzugeben. Weitere Autoren lassen sich ebenfalls per Link hinzufügen.

Wie bekomme ich Sway?

Es ist keine Softwareinstallation notwendig. Sway kann direkt und kostenlos im Webbrowser aufgerufen werden unter https://sway.com/. Um Sway zu nutzen wird ein Microsoft-Konto benötigt.

Wie funktioniert Sway?

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Nach der Anmeldung haben die Anwender die Möglichkeit, eine komplett neue Sway-Präsentation zu erstellen oder zunächst eine Word-, PowerPoint- oder PDF-Datei hochzuladen, die als Basis dient und bearbeitet werden kann. Der Aufbau und die Erstellung von Präsentationen ist recht einfach gehalten und in wenigen Schritten möglich:

Karten

Unter der Option Karten wird der Inhalt und Ablauf definiert wie z.B. Überschriften, Texte, Hintergrund, Medien und Gruppen verschiedener Elemente. Karten sind ähnlich zu den Elementen, die man den Folien in PowerPoint hinzufügen kann. Jede einzelne Karte kann mit Überschrift, Text und einem Hintergrund belegt werden.

Man kann verschiedene Medien den Karten hinzufügen und ein entsprechendes Layout wählen, wie das Ganze angeordnet werden soll. Die Elemente werden per Drag and Drop eingebunden und in OneDrive  gespeichert.

Navigation

Der Punkt Navigation beschreibt grundsätzliche Erscheinung und Funktionsweise der Präsentation (horinzontal, vertikal, mit Vorschau etc.)

Einfügen

Es bietet sich die Möglichkeit Inhalte aus Cloudspeicher, OneNote, Bing, Sozialen Netzwerken und Videoplattformen usw. einzubinden. Mit der Eingabe des Suchbegriffs kann gleich eine Suche innerhalb von Sway im entsprechenden Kanal durchgeführt werden.

Design

Wenn alle Inhalte eingefügt sind, geht es darum, die Präsentation optisch den eigenen Wünschen entsprechend anzupassen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

In der Option Design können Hintergründe, Farbpaletten, Schriftarten und Animationsstärken eingestellt werden. Ein Klick auf den Vorschaubereich rechts zeigt immer gleich, wie es am Ende aussehen wird. Mit einem Klick auf Storyline gelangt der User wieder in den Bearbeitungsmodus. Ein Klick auf “Zufälliges Design” in der oberen Menüleiste erzeugt innert kurzer Zeit einen neuen Designvorschlag. Dies kann man dann so lange wiederholen, bis man bei einem Design angelangt ist, welches den eigenen Bedürfnissen entspricht.

Sway funktioniert im Browser. Microsoft bietet ausserdem bereits Apps für Windows 10 und iOS an. Apps für Windows- und Android-Smartphones sollen in den kommenden Monaten erscheinen.


Drag & Drop. Fertig. Sway ist ab sofort in Office 365 enthalten.


Fazit

Man kann in Sway sehr schnell eine Präsentation gestalten, ohne dass man sich lange einarbeiten muss und auch die Einbindung von Medien ist Dank Drag and Drop sehr einfach. Somit ist Sway  sehr praktisch, wenn man Inhalte schnell und ansprechend präsentieren muss. Einen Internetanschluss vorausgesetzt, hat man von überall aus Zugriff auf das eigene Sway und man muss sich keine Gedanken darüber machen, ob es auf einem anderen Gerät noch gleich aussieht. Das ist ein grosser Pluspunkt, denn bei installierter Präsentationssoftware konnte und kann man nie 100% sicher sein, besonders nicht bei unterschiedlichen Produktversionen. Zusammengefasst ist Sway ein nettes Werkzeug für schnelle Präsentationen, die überall verfügbar sein sollen.

Ob dies reicht um PowerPoint zu ersetzen lässt sich bezweifeln. Denn PowerPoint ist weit verbreitet und in der Zwischenzeit dank Weiterentwicklung benutzerfreundlich und vielseitig geworden. Aber für ein kostenloses Tool wird mit Sway sehr viel und zu einer hohen Qualität angeboten.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele von Sway-Präsentationen. Weitere Beispiele und Informationen erhalten Sie auf https://sway.com/.

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Microsoft plant deutsches Rechenzentrum

Microsoft will in der zweiten Jahreshälfte 2016 ihre Cloud-Dienste auch aus deutschen Rechenzentren anbieten, mit T-Systems als Datentreuhänder. Microsoft wird insbesondere Windows Azure, Office 365 und Dynamics CRM Online künftig aus Rechenzentren in Magdeburg und Frankfurt am Main anbieten. Die Angebote sollen auch Kunden aus anderen europäischen Ländern (EU und EFTA) zur Verfügung stehen. Für die neuen deutschen Rechenzentren gelten dieselben Sicherheits-, Service- und Qualitätsstandards wie für alle Rechenzentren von Microsoft. Die neuen Dienste folgen in punkto Sicherheit, Compliance, Transparenz, Datenschutz und Kontrolle ebenfalls denselben Prinzipien wie alle weltweiten Cloud-Services von Microsoft.

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Die Nachfrage einer deutschen Cloud

Mit dem neuen Angebot reagiert Microsoft auf die steigende Nachfrage nach Cloud-Diensten in Deutschland. Die Verbindung von Innovationskraft und Skalierbarkeit einer Microsoft-Cloud-Plattform mit deutscher Infrastruktur und einem deutschem Datentreuhänder ist einzigartig auf dem Markt. Dies erklärte Alex Stüger, Vorsitzender der Geschäftsführung von Microsoft Deutschland. Die KPMG-BITKOM-Studie „Cloud-Monitor 2015“ gibt Microsoft recht. Aus den Umfrageerbegnissen geht hervor, dass 83 Prozent der deutschen Unternehmen erwarten, dass ihr Cloud-Anbieter seine Rechenzentren ausschliesslich in Deutschland betreibt.

Einzigartige Innovation für Vertrauen und Datenschutz

Die neuen Cloud-Dienste sind die erste derartige Innovation eines globalen Anbieters von hyper-skalierbaren Cloud-Lösungen. Der Zugang zu den Kundendaten liegt beim Datentreuhänder, einem unabhängigen Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland, das der deutschen Rechtsordnung unterliegt: T-Systems, eine Tochter der Deutsche Telekom. Ohne Zustimmung des Datentreuhänders oder des Kunden hat Microsoft keinerlei Zugang zu Kundendaten.

Compliance-Anforderungen effizient und sicher erfüllen

Das neue lokale Angebot von Azure, Office 365 und Dynamics CRM Online richtet sich besonders an Organisationen und Unternehmen in datensensiblen Bereichen wie dem öffentlichen, dem Finanz- oder dem Gesundheitssektor. Der IT-Konzern will auf diese Weise die Daten seiner Kunden auch vor dem möglichen Zugriff von US-Behören schützen. Der neue Service von Microsoft beachtet gemäss Dr. Arthur Kaindl, General Manager Digital Health Services bei Siemens Healthcare, genau die Bedürfnisse deutscher Unternehmen, die besonders strikten datenschutzrechtlichen Anforderungen unterliegen.

Der Datenaustausch zwischen den zwei Rechenzentren findet über ein privates, vom Internet getrenntes Netzwerk statt, womit der Verbleib der Daten in Deutschland gesichert ist. Um den Geschäftsbetrieb und die Wiederherstellung von Daten auch in Katastrophenfällen zu gewährleisten, findet ein kontinuierlicher Datenabgleich zwischen den beiden geographisch getrennten Rechenzentren statt. Für Kunden ist jederzeit transparent, wie und wo ihre Daten verarbeitet werden.

Microsoft Cloud Standorte in der Schweiz

Neben Deutschland hat Microsoft auch ein eigenes, lokales Cloud-Angebot für Grossbritannien angekündigt. In der Schweiz bestehen, gemäss Microsoft-Schweiz-Pressesprecherin Barbara Josef, zurzeit keine Pläne für eigene Rechenzentren oder nationale Cloud-Services. Es sei aber nur eine Momentaufnahme, da der Bereich Cloud derzeit stark wachse.

 

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Microsoft Connection Days mit InfoSoft Systems

Die Schweizer Niederlassung von Microsoft hat die Partner zu den Connection Days eingeladen unter dem Motto “Gemeinsam begeistern”.  Neben einer Keynote, Produkt-Demonstrationen, interessanten Kundencases aus der Praxis und hilfreichen Sales Szenarien, wurden weitere wichtige Informationen rund um das Microsoft Partner Network vorgestellt.

InfoSoft Systems war bei dem Event im Kameha Grand Business Hotel in Zürich dabei. Dieses mal nicht nur als Teilnehmer. Zum Thema “Was KMU von IT-Anbietern wünschen” wurde eine Podiumsdiskussion lanciert. Herbert Lörch, Mitglied der Geschäftsleitung, engagierte sich als Speaker und präsentierte die Customer Success Story “Ärzte ohne (IT)-Grenzen” von MEDICUM WESEMLIN AG. Die Fallstudie zeigt, wie InfoSoft Systems im Jahr 2015 mit der neu gegründeten Ärztegemeinschaft eine Informatik Infrastruktur plante und umsetzte. Mit einer hybriden Lösung, bestehend aus eigenen Servern sowie eines fremd-gehosteten Microsoft Office 365 wurden die Erwartungen vollständig erfüllt. Dank Office 365 Enterprise, Windows Server 2012 R2 und SQL Server 2012 ist die Infrastruktur sehr flexibel einsatzfähig und schnell ausbaubar.

“Die Cloud-Lösung erleichtert die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen immens und sorgt für schnelle und effiziente Arbeitsabläufe im Team.”

Dr. med. Manuel Grahmann, Facharzt für Allgemeinmedizin, MEDICUM WESEMLIN

Weitere Informationen:
MEDICUM WESEMLIN AG, Customer Success Story >>
Office 365 live >>
Office 365 Informationen >>

 

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Mobiles Arbeiten mit Office 365 (Studie)

Microsoft wollte wissen wie Mitarbeitende in kleinen bis mittelgrossen Unternehmen (KMU) Technologie nutzen, um effizient zu Arbeiten. Deshalb hat das Unternehmen eine Umfrage in Auftrag gegeben unter 5’555 Vollzeitmitarbeitenden in 16 Ländern in ganz Europa. Dabei kamen einige interessante Fakten zum Vorschein.

Bessere Produktivität durch Mobilität

Da man rund um die Uhr auf relevante Dateien zugreifen kann, könnten Mitarbeitende auch rund um die Uhr arbeiten. Doch die Produktivität steigert sich nicht, indem durchgehend gearbeitet wird. Sie steigert sich, wenn man sich die Zeit aussuchen kann, zu der man am produktivsten arbeitet.

Das Ergebnis kommt sowohl dem Arbeitgeber als auch den Mitarbeitenden zugute: 55% der Befragten sind der Meinung, dass sie durch Technologie Zeit sparen und ihre Produktivität steigern. Der am häufigsten genannte Grund ist die bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben. 31% der befragten Mitarbeitenden verwenden ihr privates Smartphone für die Arbeit, 19% verwenden ein Smartphone ihres Arbeitgebers.

Teammitglieder sollten Bestleistungen erbringen können egal wo sie sich befinden

23% der befragten Mitarbeitenden von Kleinunternehmen gaben an, dass sie die besten Ideen hatten, als sie zu Hause waren. Wenn Sie nicht am Schreibtisch sitzen und eine gute Idee haben, möchten Sie diese Ideen so schnell wie möglich umsetzen.

Aktuell arbeiten 44% der Mitarbeitenden zu Hause und greifen über eine Remotedesktopverbindung auf ihre Arbeit zu. Eine Remotedesktopverbindung bietet einige Vorteile, ist jedoch für KMU mit höheren Kosten verbunden. Jemand muss sie einrichten und warten. Mitarbeitende müssen Installationen durchführen und sich mit zusätzlichen Kennwörtern anmelden. Wenn Sie unterwegs sind und Ihr Kennwort vergessen haben, erhalten Sie keinen Zugriff und verlieren wertvolle Zeit.

Sicheres Arbeiten von überall

Hohe Sorgen bereiten KMU immerwieder Datenschutz und Datensicherheit. Dazu besteht kein Anlass. Als erster Cloud Dienstanbieter erfüllt Microsoft den neuen internationalen Datenschutzstandard ISO 27018 und viele weitere Standards. Ihre Dateien und Dokumente sind bei Microsoft gesichert wie in einem Banktresor. Auf den haben nur Sie Zugriff und das von überall aus.

Die Lösung

Sämtliche Herausforderungen können mit Office 365 von Microsoft gelöst werden. Mit Office 365 greifen Sie über die Cloud auf Ihr privates Smartphone zu, und keine weiteren Installationen sind erforderlich. Arbeitgeber sparen sich Kosten, da sie keine Mobilgeräte für das Unternehmen kaufen müssen. Und Mitarbeitende müssen kein zweites Gerät mitnehmen. Eine Win-Win-Situation für beide Beteiligten. Mitarbeitende können wo und wann sie wollen auf jedem Gerät auf ihre Arbeit zugreifen. Office 365 funktioniert auf Mobilgeräten ebenso wie auf dem Desktopcomputer oder Laptop.  Mit Office 365 haben Sie orts- und zeitunabhängig Zugriff auf Ihre E-Mails und Dokumente. Für Arbeitgeber gibt es klar kalkulierbare und transparente Kosten. Sie zahlen dank des Lizenzmodells nur für das, was wirklich in Anspruch genommen wurde. Dadurch bleiben KMU flexibel und sind ihrer Konkurrenz durch die effiziente Arbeit ihrer Mitarbeitenden mit Office 365 voraus.

Weitere Infos
Office 365
Umfrageergebnisse im Überblick (Englisch)