infosoft_disposition_nah_2_410Die umfangreiche Lösung für Personal-Einsatzplanung und Disposition

Ob Sie langfristig planen oder kurzfristig disponieren, das Modul Disposition ist Ihnen DIE grosse Hilfe bei der Bewältigung dieser sehr anspruchs- und verantwortungs-vollen, wie auch zeitintensiven Arbeit. Sehr viele kleine und nützliche „Helfer“ vereinfachen Ihnen die Entscheidungsfindung für die Diensteinteilung. Auf dieser Seite werden Ihnen die umfangreichen Funktionalitäten aller Optionen der Disposition von INFOSOFT vorgestellt.infosoft_Monatsabrechnung_nah_410

Das Modul listet Ihrem Personal eine sehr übersichtliche Monatsabrechnung aller Arbeitszeiten, Absenzen, Zeit-, Ferien und Ruhetagssalden, wie auch Zulagen/Spesen detailliert auf.

Option Anmeldungskontrolle

Für viele Unternehmen, beispielsweise Unternehmen im öffentlichen Verkehr, stellt es ein grosses Problem dar, wenn eine Mitarbeiterin, ein Mitarbeiter verspätet oder gar nicht zur Arbeit erscheint. Die elektronische Anmeldungskontrolle überwacht die Dienstantritte und löst Alarm aus, wenn jemand sich nicht anmeldet. Dies spart Geld, Zeit und Nerven. Der Alarm ist mehrstufig einstellbar und kann über verschiedene Medien erfolgen (beispielsweise SMS, Weckruf).

Option Antrag

Für Disponentinnen und Disponenten bedeutet es einen enormen Zeitaufwand, wenn Mitarbeitende Wünsche für die Diensteinteilung/Arbeitseinteilung haben. Mit der Option Antrag erledigen Sie das im Nu. Übertragen Sie die Verantwortung an Ihr Personal. Dieses kann Online einen Antrag, zum Beispiel für dienstfreie Zeit, Dienstabtausch oder Dienstbörse stellen. Dieser Antrag wird vom System auf Machbarkeit geprüft. Erst wenn alles seine Richtigkeit hat, geht der Antrag zur Genehmigung an die Disposition. Das Personal kann selbstverständlich nicht einfach selber Änderungen an der Einteilung vornehmen, jeder Antrag muss von der Disposition genehmigt werden. Die geschieht ganz einfach und auf Knopfdruck, wobei Ihnen das System auch hier noch bei der Entscheidung behilflich ist. Die pure Entlastung für Ihr Büro.

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Option AZG/AZGV

Das Schweizerische Arbeitszeitgesetz und die dazugehörige Verordnung sind in dieser Option soweit umgesetzt, wie das System die Einhaltung prüfen kann. Es werden alle Gesetzes- und Verordnungsartikel zu Arbeitszeiten, Dienstabschnitten und Dienstschichten, Ausgleichs- und Ruhetagen, Übergängen, Nachtarbeiten und Pausen geprüft. Das System zeigt Verstösse sofort an. Dank dieser Option steigern Sie Ihre Einteilungsqualität massiv. Dies führt zu mehr Zufriedenheit beim Personal und zu einem guten Gefühl gegenüber dem Gesetzgeber.

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Option Betriebsstatistiken

INFOSOFT erstellt Ihnen aufgrund der eingegebenen Daten hilfreiche Auswertungen. Zu den Betriebsstatistiken zählen so wertvolle Berichte wie die Absenzen-, die Unternehmens- und die Mitarbeiterstatistik. Diese zeigen Ihnen sehr übersichtlich die Absenzen und Arbeitszeiten Ihres Personals auf. Die Dienststatistik zeigt Ihnen an, wer welche Dienste an welchen Wochentagen wie oft eingeteilt erhalten hat. Ein weiterer wichtiger Punkt für das Management und Kader ist der Absenzplan. Dieser zeigt Ihnen grafisch und farblich die Absenzen eines Monates, Halbjahres oder Jahres an. Sehr übersichtlich und hilfreich.

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Option Kontenstatistik
Sie möchten wissen, wofür Arbeitszeiten und Zulagen anfallen. Verteilen Sie die Dienstabschnitte, das sind Teilbereiche eines ganzen Dienstes, und Zulagen auf verschiedene Konten. Dank dieser Verteilung können Sie periodische Kontenstatistiken auswerten, die Ihnen bei der Führung Ihres Unternehmens sehr wertvolle Zahlen liefern.

Option Gruppenanmeldungen

Diese Option richtet sich insbesondere an öffentliche Verkehrsbetriebe.

Praxisbeispiel: Eine Schule meldet eine ganze Klasse für den Transport am Tag X von der Haltestelle Ab nach Haltestelle B an. Abfahrt um Y Uhr. Sie erfassen diese Anmeldung auf einfachste Weise, das System unterstützt Ihre Eingabe schon aufgrund der Linien und Haltestellen. Es wird gleich die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter ermittelt, welche(r) dann den betroffenen Dienst ausführt, damit diese(r) per System benachrichtigt werden kann. Dank übersichtlichen Anzeigen können Sie entscheiden, ob Sie gegebenenfalls Entlastungsbusse oder Ähnliches aufbieten müssen. Mit individuellen Textbausteinen können automatisch Reservationsbestätigungen erstellt werden.

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Option Turnus
Ihr Personal arbeitet einigermassen regelmässig in einer bestimmten Dienstabfolge? Dieser Programmteil erstellt für Sie die fertige Diensteinteilung ab Plan, auch für ein ganzes Jahr. Sie kümmern sich nur noch um die Einteilungsänderungen. Eine solche Abfolge kann 1 bis unbeschränkt viele Wochen dauern. Die Turnuseinteilung richtet sich also beispielsweise an regelmässig arbeitendes Personal, z.B. Büro, wie auch an Personal im Schichtbetrieb.

Einfacher gesagt: Der Turnus ist ein Powertool für (fast) alle Mitarbeitenden. Erstellen Sie für reduziert arbeitendes Personal, zum Beispiel mit einem Pensum von 60%, einen eigenen Turnus. Sie können so viele Turnusse erstellen, wie Sie benötigen. Das Resultat: Das System erstellt auf Knopfdruck Ihre ganze Diensteinteilung, beispielsweise für einen ganzen Monat, oder ein ganzes Jahr vollautomatisch. Dabei ersetzt es Einteilungen durch geplante Absenzen, zum Beispiel Ferien. Sie müssen sich nur noch um individuelle Anpassungen kümmern, zum Beispiel infolge Krankheit, etc.

Ersatzeinteilung: Beispiel Lehrling

Wenn am Tag X keine Berufsschule eingeteilt werden kann, soll als Ersatzeinteilung der Dienst “Technik” gewählt werden. Da der Feiertag für alle Angestellten gilt, greift diese Regel nicht und es wird ein Ruhetag (R) eingeteilt.

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Option Stundenrapport

Sie wollen wissen und auswerten, wer wie viel Arbeitszeit wofür aufgebraucht hat? Dies ist mit dieser Option einfach möglich. Die entsprechende Arbeitszeit kann zum Beispiel einem Projekt zugeordnet sein, welches Sie weiter verrechnen können. Ihr (Büro)Personal verteilt täglich die geleistete Arbeit auf die Konten, für welche es tätig war. Sehr einfach und zuverlässig. Die Kontenstatistik zeigt Ihnen dann die kompletten Details an. In Kombination mit der WebApp ist diese Option ideal für Handwerker mit Kundenaufträgen.

Option Nachrichten

Informieren Sie Ihr Personal im Handumdrehen über jegliche wichtigen Sachen. Senden Sie Mitteilungen per SMS, Flash-SMS, E-Mail, oder stellen Sie Ihre Mitteilung der ausgewählten Person auf die Nachrichtenbox der Website. Sie können mehrere Personen gleichzeitig benachrichtigen, auch per SMS. Selbstverständlich können Sie der E-Mail und dem Upload auf die Nachrichtenbox auch Anhänge zufügen. Die Nachrichten werden den Mitarbeitenden „persönlich“ zugestellt, jeder hat seine eigene Nachrichtenbox. In der Nachrichtenbox quittieren die Mitarbeitenden, dass sie die Mitteilung gelesen haben. So behalten Sie den Überblick, auch wer zum Beispiel den Anhang runter geladen hat und wer nicht. Zudem habe die Mitarbeitenden die Möglichkeit, per Onlineformular eine Mitteilung direkt an die Zentrale, respektive an die Disposition zu senden.

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Option Einteilungs-Assistenten

Name ist Programm. Sie verfügen über verschiedene Assistenten, die Ihnen die tägliche Arbeit stark erleichtern und die Planungs- und Einteilungssicherheit massiv erhöhen. Beispielsweise können Sie ganze Einteilungsblöcke per Mausklick von einem Mitarbeitenden auf einen anderen übertragen. Dies kommt beispielsweise dann vor, wenn sich jemand für mehrere Tage, oder gar für lange Zeit, ungeplant von der Arbeit abmelden muss. Lassen Sie Ihre Einteilung prüfen, ob alle Personen eingeteilt sind und ob alle Dienste so oft vergeben sind, wie sie eingeteilt werden müssen. Der Assistent schlägt Ihnen gleich Personen vor, die fehlende Dienste übernehmen könnten. Sie müssen sich nur noch entscheiden.

Option Ferienpunktesystem (FPS)

Überlassen Sie die Eingabe der Ferien für das nächste Jahr Ihrem Personal. Sie bestimmen, wer, in welcher Reihenfolge und wann die Ferien online erfassen darf. Erstellen Sie die Rangliste aufgrund der, im Vorjahr bezogenen Ferien, gewichten Sie die Kalenderwochen, bevorzugen Sie Personal mit schulpflichtigen Kindern, bestimmen Sie die maximalen Absenzen pro Kalenderwoche, legen Sie „Kurzwochen“ fest und was sonst noch. Das Resultat: Ihr Personal kann sogar von zu Hause aus stressfrei und auf einfachste Art die Ferien eintragen. Die Disposition behält jederzeit die Kontrolle und kann notfalls eingreifen.

Option Reisezulagen ab Wohnort

Welche Zulagen erhält das Fahrpersonal, wenn es einen Dienst an einem fremden Dienstort eingeteilt erhält? Die neue Option Reisezulagen ab Wohnort beantwortet diese Frage. Sie berechnet für die Schweizer öV-Anbieter die korrekten Zulagen gemäss den Anforderungen des Bundesamtes für Verkehr (BAV), resp. des AZG. Die Distanzen zwischen dem Wohnort der Mitarbeitenden und dem Dienstort werden automatisch gerechnet. Für die Berechnung von Distanz und Zeit wird Google Maps im Hintergrund verwendet. Damit kann genau ermittelt werden, ob Mitarbeitende Anspruch auf eine Zulage haben und in welcher Höhe diese ausfällt.

Bei einem persönlichen Umzug, einem Wechsel des Stamm-Dienstortes, oder bei einer Adressänderung eines Dienstortes werden die Reisezulagen mit einem Klick neu berechnet. Die Berechnung der Werte erfolgt Datumsgenau.

Um die Höhe der Zulagen zu ermitteln sind Sie flexibel. So können Sie z.B. einen Umrechnungsfaktor von Kilometer auf Geld definieren, und/oder oder den Kilometerwert selber als Menge in Ihr Lohnprogramm exportieren.

Option Online Arbeitsrapport

Die neue Option Online Arbeitsrapport soll die fehleranfällige und aufwändige Kommunikation via Wagenrapport oder sonstigen Zetteln ersetzen. Mitarbeitende können auf der Website, respektive auf der WebApp einfach und schnell Abweichungen vom vorgesehenen Dienstplan erfassen.

Es wird zwischen Umbuchung und Zusatzleistung unterschieden. Das Fahrpersonal erfasst die Anträge selber, natürlich auf sehr einfache und intuitive Art. Beispielsweise auf einem Smartphone.

Die Einträge werden an vorgegebene Stellen, z.B. Teamleiter, zur Prüfung weitergeleitet. Diese sehen auf der Website jederzeit pendente Einträge von Zusatzleistungen und Umbuchungen. Mit einem Klick können diese genehmigt oder abgelehnt werden. Betrifft die Entscheidungsvollmacht eine andere Person? Dann können Sie die Anfrage einfach delegieren.

Genau auf Smartphones zugeschnitten
Die Option Online Arbeitsrapport ist für mobile Geräte (Smartphones und Tablets) optimiert und deshalb ideal für Mitarbeitende mit wechselndem Arbeitsplatz, beispielsweise für das Fahrpersonal. Ausnahme: Bewilligen und ablehnen von Anträgen werden am PC oder Tablet erledigt.

Softwareschnittstellen

INFOSOFT unterstützt diverse Schnittstellen die in den Optionen verfügbar sind:

Option Import EPON, IVU
Gestalten Sie Ihren Fahrplan mit diesen, für die Fahrplanerstellung spezialisierten Softwarepaketen. Überlassen Sie die Diensteinteilung und Disposition unserem, dafür entwickelten und spezialisierten Kraftpaket INFOSOFT, indem Sie die Dienstdaten aus den genannten Produkten direkt in unsere Software importieren. Damit entfällt das Eintippen der Dienste.

Option Export öV-Pad
Mit dieser Option exportieren Sie die aktuellen Einteilungsdaten an die Schnittstelle zu den portablen öV-Pad der Firma InnoTix AG. So bleibt Ihr Personal immer informiert.

Option Exportvorlagen Spesen
Wenn Ihr Personal für die Arbeit Spesen/Zulagen, erhält, können Sie diese per Export Ihrer Lohnbuchhaltung zum Import zur Verfügung stellen. Es braucht kein Abtippen mehr. Solche Zulagen können beispielsweise Nacht-, Sonntags-, oder Essenszulagen sein. Ein weiterer Automatismus, der Ihre Arbeit erleichtert.

Option Zeiterfassung
INFOSOFT 
ermöglicht die Zeiterfassung am Terminal und entspricht den Anforderungen einer zukunftsorientierten Zeitwirtschaft. Erfahren Sie hier mehr.

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