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KMU interessieren sich vermehrt für neue Technologien wie beispielsweise Cloud Computing und die geräteübergreifende Zusammenarbeit. Besonders viele fragen sich jedoch wie ein konkreter Arbeitsalltag mit neuen Technologien aussieht. Im folgenden stellt Microsoft anhand des Handwerksbetriebs Wassmann GmbH vor, wie flexibel und mobil der moderne Handwerker arbeitet – dank neuer 2-in-1-Geräte und innovativer Technologien.

Ausgangslage
Die Wassmann GmbH ist ein typisches KMU im Nordosten Deutschlands mit 26 Mitarbeitenden. Das Unternehmen plant, installiert und wartet Heizungs- und Sanitärprodukte. Diese werden immer komplexer und erfordern eine intensivere Beratung. Der Mehraufwand war ausschlaggebend für die Entscheidung, moderne und mobile Arbeitsplätze einzuführen. Im Arbeitsalltag von Geschäftsleiter Torsten Wassmann wird ersichtlich, wie sehr sich seine Arbeit verändert und verbessert hat.

Lösung
Mit dem Microsoft Surface Pro 3 in Kombination mit Office 365 erhalten die externen Mitarbeiter ein flexibles und zugleich kraftvolles Arbeitsgerät.

Verbesserungen

  • Aussendienstmitarbeiter haben Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und können ihre Kunden jederzeit kompetent beraten
  • Daten können gleich vor Ort beim Kunden mit dem Surface-Stift eingegeben werden, auch mit digitaler Unterschrift
  • Arbeitsrapport und Zeiterfassung direkt am Tablet beim Kunden
  • Effizienz- und Prozesssteigerungen
  • Bessere Beratungsqualität vor allem in Kombination mit OneNote
  • Bei technischen Wartungen kann auf aktuellste Betriebsdokumente im ERP-System zugegriffen werden
  • Keine Medienbrüche und Doppelerfassungen von Daten
  • 2-in-1-Gerät vereint alle Vorteile eines Laptops mit denen eines Tablets: Leichtgewicht mit hoher Leistung
  • Branchensoftware und Office kann überall genutzt werden
  • Technologie ermöglich schneller konkrete Aussagen über Projekt und Kosten und somit schneller Aufträge und Umsatz.
  • Branchenlösung erlaubt direkte Bearbeitung von Serviceaufträgen mit Datentransfer an Administration.
  • Bei Kunden wird eine bessere Kompetenz und Zuverlässigkeit ausgestrahlt
  • Vollwertiges Desktop-Arbeitsgerät beim Anschluss an einen externen Monitor im Büro

Der Arbeitsalltag eines modernen Handwerkerbetriebs

7:00 Uhr: Besprechung mit dem Team und Arbeitsaufteilung
In der Morgensitzung werden die Aufträge bei der Wassmann GmbH verteilt. «Früher geschah das noch auf Papier, heute schicken wir die Termine aufs Tablet.» Einzelne Arbeiten werden zusammen mit den Mitarbeitern besprochen. «Man schaut gemeinsam Fotos an, die ich bei der Begehung mit meinem Surface Pro 3 gemacht habe, und versucht nochmals herauszufinden, welche Zwischentöne bei dem Gespräch mit dem Kunden zu hören waren.» Der Chef selbst wird eine Solaranlage in einer nah gelegenen Ortschaft warten.

8:00 Uhr: Kundentermin – Wichtigste Daten im Tablet dabei
Der Verkehr läuft flüssig und Wassmann trifft pünktlich bei der Kundin ein. Die Solarthermieanlage wurde vor 5 Jahren installiert. Eine Inspektion ist fällig und ein Wärmemengenzähler soll nachgerüstet werden. Im Heizraum geht Herr Wassmann gleich an die Arbeit und öffnet die Wärmeisolierung der Solarleitung. Über das Surface Pro 3 greift er auf die Betriebsdokumente im ERP-System zu. Nach zwei Tests ist der Fachmann ist zufrieden. Auf dem Surface erfasst er die Arbeitszeit. Die Kundin unterschreibt mit dem zugehörigen Stift direkt auf dem Tablet, welches die Daten gleich ins Büro übermittelt.

«In einer 60-Stunden-Woche spare ich durch das Surface Pro fünf bis acht Stunden ein.»

10:00 Uhr: Surface bringt den hohen Nutzen zum Vorschein
Der nächste Termin steht an. In der Küche holt Herr Wassmann das Surface Pro 3 aus der Tasche. «Viele Kunden sind überrascht und ich erkläre ihnen, dass das mein elektronisches Notizbuch ist.» In OneNote werden alle Details über das Kundenobjekt notiert. Anschliessend inspiziert der Fachmann das Badezimmer und den Heizraum im Keller. Er hat die Tastatur abgenommen, notiert sich mit dem Stift wichtige Punkte und fotografiert gelegentlich Geräte und Platzverhältnisse. Der Hausbesitzer ist erstaunt über die professionelle Herangehensweise. Wassmann erklärt: «Durch diese Akribie strahlen wir eine weitaus bessere Kompetenz und Zuverlässigkeit aus. Und Spass macht es natürlich auch.»

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12:30 Uhr: Büroarbeiten – Surface wird zum Desktop-PC
Wassmann ist zurück im Büro und verbindet sein Surface Pro 3 mit der Dockingstation an einen externen Monitor. Diese Funktion ist in der täglichen Arbeit sehr nützlich. Vor dem Mittagessen wird noch ein Installationsplan bearbeitet. «Bei der technischen Komplexität müssen wir detailliert planen. Dafür fallen bei mir bis zu 15 Stunden pro Woche an.»

15:00 Uhr: Präzise Offerten dank Fotos und Notizen
Der Geschäftsführer erstellt die Angebote für Renovierungsarbeiten. Dank den detaillierten Notizen in OneNote kann er sämtliche Komponenten schnell auflisten und auf den Fotos erkennt er, ob z.B. spezielle Arbeiten für Plattenbeläge anfallen. «In 90 bis 95 Prozent der Fälle gelingt es uns, den Kostenvoranschlag einzuhalten.»

Das Powerpaket für jedes KMU: Office 365 mit einer Branchenlösung
Zeitgleich mit der Nutzung einer Office 365 Lösung, kann Herr Wassmann auch auf die für ihn wichtige Branchenlösung zugreifen. Windows 10 führt auch auf einem so kompakten Gerät wie dem Surface Pro 3 Software von Desktop-PCs aus. Office 365 dient hier nicht als Ersatz einer Branchensoftware, sondern als sinnvolle Ergänzung. Die Branchensoftware verknüpft und verwaltet weiterhin zentral die Unternehmensdaten, Lagerbestände, Verträge, Bestellungen, Abrechnungen etc.. Office 365 nutzt das Unternehmen für die gemeinsame Termin- und Kalender-Verwaltung, E-Mail-Verwaltung, Kalkulation, Erfassung von Notizen, Meetings und Kundengespräche, sowie zur Dokumentation von Projekten und zur zentralen Datenhaltung, auch mobil und über mehrere Standorte hinweg. Ein riesiger Schritt in Richtung effizientes Arbeiten!

Modernes Arbeiten in KMU – Möchten Sie auch mobil und flexibel arbeiten wie die Wassmann GmbH?

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Verbessern Sie Ihre administrativen Prozesse und erhöhen Sie die Beratungsqualität bei Kundenterminen mit 2-in-1-Geräten wie das Microsoft Surface Pro mit Office 365. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein attraktives Angebot. Besonders kleine und mittlere Unternehmen sollten eine unverbindliche Beratung in Betracht ziehen.

Referenzen

Quelle:
Microsoft – Blog für kleine und mittelständische Unternehmen, www.blogs.business.microsoft.com/ (23. Juni 2016)